文档介绍：南方医科大学外事及港澳台事务
类档案管理实施细则
为了提高我校外事及港澳台类(简称‘外事类’)档案的质量和管理水平,更好地提供外事档案为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合我校实际,特制定本细则。
第一条外事档案工作的基本原则
(一) 我校在与港澳台、外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料及实物(礼品、纪念品等),均属外事档案。
(二)外事档案必须实行集中统一管理,确保完整齐全、准确、系统和安全,便于开发利用。
(三)外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校外事部门有关人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
(四)学校外事部门要有一位负责人分管外事档案工作,并确定适当的兼(专)职档案人员,认真做好外事档案的收集、整理、归档和移交工作。
第二条外事档案归档范围的确定
(一)确定的原则
,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
,必须反映外事管理、外事活动的全过程
,保证其完整齐全、准确、系统。
,保持其有机联系和成套性,体现涉外工作的职能和特点。
(二)归档的主要内容和重点
、出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作等方面,具体范围见《南方医科大学外事类档案归档范围和保管期限表》。
。
(境)外获得的证书、奖状、奖章、奖品、可采取不同方式归档,国(境)外团体或个人赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。
(三)不归档的材料
(不专指高校)、不办的文件;
;
、协议书;
、临时性函件;
,校内各单位发来的文件;
。
以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料暂存。
第三条外事文件材料的部门立卷与归档流程
(一)形成积累
(国际交流与合作处(港澳台事务办公室))是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口管理部门,在学校每项涉外活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料,收集、汇总、整理组卷,按规定向学校档案部门移交。
,应保持字迹工整、图样清晰、格式统一、签字手续完备。
;底稿一份;重要和经常使用的应酌加副本。
(境)学****访问、考察、参加国际会议的人员,应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收,出具证明后,财务部门方可准予报账结算,师资管理部门才准予报到。
(二)整理组卷
、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。
、出国(境)国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,是将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后;正件在前,原稿在后;批复在前,请示在后排列。
,不锈钢可不拆除,对破损的文件材料进行修补。
,其余声像载体材料按声像档案处理;礼品等实物应保持原状,按实物档案处理。
,按顺序编写页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位,在每件文件材料的右上角盖上档号章,以一条过的形式填写档号。
归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目,并在“南方医科大学档案管理系统”中,完成“案卷级”和“文件级”目录的著录。
(1)“案卷级”著录。案卷封面填写:
①拟写“案卷标题”并录入“南方医科大学档案管理系统”中,完成“案卷级”目录的著录。案卷标题要求应简明确切,结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。其中,责任者、内容、文种可集中罗列。标题中文控制在50个字符之内、外文控制在100个字符之内为宜。
②归档单位:立卷