文档介绍：***财产保险股份有限公司
业务档案归档管理办法
第一章总则
第一条为加强业务档案的科学管理,提高业务档案的工作质量,维护业务档案的完整与安全,充分发挥业务档案的信息存储、咨询作用,使之更好地为公司的发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,结合我公司工作特点,特制定本办法。
第二条公司业务档案工作的管理原则是:统一领导,分级管理,确保业务档案的完整与安全,实现业务档案的综合管理和有效利用。
第三条本办法所指业务档案是指投保人在投保过程中和保险公司在承保、批改、理赔等业务处理中直接形成的,具有保存和利用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料,包括已承保的投保资料档案、保险合同资料档案、案件理赔资料档案及其它业务档案。
第四条业务档案包括文书档案及电子档案两大类。文书档案是指在传统直接记载有信息无需借助外部阅读工具阅读的各种纸质(包括纸、塑、胶等)文件档案。电子档案是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件档案。
第二章业务档案的归档
第五条在完成承保理赔工作后,应在一个月内向业务档案管理人员移交所有原始归档材料,双方清点移交材料并在“业务资料归档交接清单”上签名(清单项目:移交机构、移交人、移交时间、保险合同号或赔案号、单证张数、接收机构、接收人签字),并确保原始档案资料的排列顺序与交接清单一致。
第六条业务档案管理员在收齐原始档案后,必须在两个月内完成整理归档入库,保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。具体如下:
(一)非车险保单按险种归档,依险种保单号从小到大顺序装订, 每50个流水号装订一卷, 批单归入原承保单证案卷中(如案卷已装订归档,则粘贴在首页),若单一险种当年度保单号不足50号,则与其他险种合并归档装卷。作废、丢失单证单独归档;
(二)车险保单依印刷流水号从小到大顺序装订,每50个流水号装订一卷;批单单独装订,按印刷流水号从小到大顺序装订,每50个流水号装订一卷。
第七条业务案卷承保材料依下述顺序从上至下归档装订:
(一)交强险承保单证:依不同交强险险种类别归档
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:如果同时投保交强险和商业保险的车辆,投保单粘贴在交强险保单的背面;
,将附表与第一张保险单副本一同装订。如果同时投保交强险和商业保险的车辆,投保单附表粘贴在交强险保单的背面;
、出厂合格证复印件;
、上年交强险保单原件或其他能证明上年已投保交强险的书面证明;
,如果在税务局已缴纳车船税的,应将完税凭证复印归档,如未缴纳车船税的,由客户本人填写车船税欠税声明书并归档;
8 . 其他投保资料。
(二)交强险批改单证
1. 批改申请书;
2. 批单副本及涉及保费批改变化的发票。
(三)商业车险承保单证
1. 保险费发票业务联;
2. 保险单副本;
3. 投保单;
4. 多车投保填写了投保单附表的,将附表与第一张保险单副本一同装订;
5. 行驶证复印件/组织机构代码证复印件、新车购置发票复印件、出厂合格证复印件;
6. 验车验证材料;
7. 约定驾驶员的驾驶证复印件;
8. 其它相关投保资料;
注:如同时在我司投保交强险,以上3-5单证均归档至交强险合同。
(四)商业车险批改单证
1、批改申请书;
2、、批单副本及涉及保费批改变化的发票。
(五)非车险
1. 保险费发票业务联;
2. 保险单副本及附表;
3. 投保单及附表;
4. 批改申请书;
5. 批单副本及涉及保费批改变化的发票;
6. 其他应归档的文件材料。
(六)非车险卡折式保单
按照保单号顺序(保单流水号即保单号)装订业务联。
第八条理赔单证按险种归档,依赔案号从小到大顺序装订,采取一案一卷的方式装订。理赔材料依下述顺序从上至下顺序归档装订:
(一)车险普通赔案
车险赔案一律采用电子赔案方式,相关材料扫描并上传至系统后,所有文书资料装入《客户资料档案袋》,客户资料档案袋须一案一袋管理(特殊赔案除外)。同一事故既涉及交强险又涉及商业险的赔案,如果文书资料仅有一份的应放入交强险赔案档案中,在对应的商业险档案内的卷宗目录上勾划注明商业险赔案中没有,但交强险赔案中已有的文书资料,并同时注明相应的交强险赔案号。
车险未决赔案应按照车险理赔实务要求收集相关材料。
车险已决赔案按照赔案号顺序排列归档,属交强险的案卷按交强险理赔实物规程要求单独归档,《客户资料档案袋》装订顺序可参照