文档介绍：档案归档整理流程
一、收集
收集工作作为档案管理的第一个步骤,由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用,目前将其划分为两个步骤:文件判断和确定期限。
1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定,首先需要与各单位进行沟通和深入调研,根据实际情况划定合理的归档范围。
2、期限期限。根据文件的使用频率,重要程度等划分对应的保管期限,根据不同的保管期限进行相应的管理,主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。
二、分类
归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分,应对照表格对于收集文件进行类别的划分。
三、编制页码
注意编制页码的时候不漏页、不重页,案卷封面、卷内目录、备考表不编页码,卷内文件在右上角开始标号,从“001”开始,遇有正反双面在反页左上角标出。
四、装订
用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订,避免生锈腐蚀文件。
五、排序
对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。
六、档号标识
对于排列好的文件依次标出档号,做到不重复,不断号,保持档案编号的自然连续性。
七、著录
著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,著录是为了满足检索查找提供利用的需要。
八、装盒
即同“组卷”,将具有相同联系的文件放置在同一盒子里,对于案卷(盒子)进行编号。
案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表,案卷封面反映文件内容,备考表则对于案卷组卷情况进行说明,包括案卷包内容,日常使用、变更情况,组卷时间,组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面,备考表置于文件之后,二者不进行页码的标识。
九、打印目录
包括卷内文件目录和案卷目录,注意按照文件的保管期限进行区分汇总。
十、编制检索工具
对于准备好的各类目录进行整理,编制目录汇总表,提供日常利用。
档案归档整理流程图
收集
收集应归档的文件材料
齐全完整
盖档号章
排序
编制页码
分类