文档介绍：第二章基本会计信息系统应用
【学****目标】
了解基本会计信息系统的常用功能
掌握基本会计信息系统初始设置一般方法
掌握总账系统日常应用一般方法
掌握报表处理系统应用一般方法
掌握应收款管理系统应用一般方法
掌握应付款管理系统应用一般方法
基本会计信息系统主要包括总账子系统、报表处理子系统、应收款管理子系统和应付款管理子系统。
通用财务软件一般是指由专业软件公司研制,用于公开在市场上销售,能适应不同行业、不同企业会计核算与管理基本需要的通用会计核算系统。
与专用的财务软件相比,通用财务软件具有通用性强、安全可靠性高、支持各种软硬件平台和系统的维护升级由厂商负责等特点。
第一节基本会计信息系统常用功能介绍
一、总账子系统功能
(一)基本核算功能

总账系统通过严密的制单控制保证制单的正确性,提供资金及往来赤字控制、支票控制、预算控制、外币控制、外币折算以及查看最新余额等功能,加强对发生业务的及时管理和控制。总账系统可随时调用常用凭证、常用摘要,自动生成红字冲销凭证,以方便用户更加快速准确地录入凭证。在此基础上,总账系统可完成凭证审核及记账工作,并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表,通过标准凭证格式的引入和引出,可完成不同机器中总账系统凭证的传递。

总账系统提供总账、余额表、序时账、明细账、多栏账、日记账、日报表等多种报表,并可查询包含未记账凭证的最新数据,同时能够查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账,提供总账←→明细账←→凭证←→原始单据项目联查、溯源功能。总账系统还可以任意设置多栏栏目,能够实现各种输出格式,自由定义各栏目的输出方式与内容,能够满足不同层次的管理需要。

总账系统提供出纳签字功能,加强出纳凭证的管理。提供银行对账单引入、录入、查询功能,为出纳人员提供一个集成办公环境。加强对现金及银行存款的管理,完成银行日记账、现金日记账的查询。提供银行对账功能,随时查询银行余额调节表。

总账系统提供用户自由选择固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额,可由用户选用直接标价法和间接标价法折算本位币,月末可自动调整汇兑损益。

总账系统可自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务,可进行试算平衡、对账、结账等工作。
(二)辅助管理功能

总账系统提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能,进行个人借款、还款管理工作,以及时控制个人借款,完成清欠工作。

总账系统提供各级部门总账、明细账的查询功能,进行部门收支分析,以便考核部门费用收支情况,及时控制各部门费用的支出,为部门考核提供依据。

总账系统提供项目总账、明细账及项目统计表的查询,进行生产成本、在建工程等业务的核算,以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等。也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等的管理。

总账系统提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能,进行客户和供应商往来款项的发生、清欠工作,及时掌握往来款项的最新情况。
二、报表处理子系统功能

报表处理系统具有创建新文件、打开已有的文件、保存文件、备份文件的文件管理功能,并且能够进行不同文件格式的转换。ESS文件、MS EXCEL文件、LOTUS1-2-3文件、文本文件、XML格式文件、HTML格式文件。上述文件格式的文件也可转换成报表处理系统的报表文件。

报表处理系统具有丰富的格式设计功能,如设置尺寸、画表格线、调整行高列宽、设置字体和颜色等,可以制作符合各种要求的报表,并且内置了各种套用格式和各行业的标准财务报表模板,可以轻松快速地制作报表。

报表处理系统以固定的格式管理大量不同的表页,能将多张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理,并且在每张表页之间建立有机的联系,提供排序、审核、舍位平衡、汇总功能。报表处理系统还设置了绝对单元公式和相对单元公式,可以方便、快速地定义计算公式。同时,报表处理系统还具有种类丰富的函数,可以从其他子系统中提取数据,生成财务报表。

报表处理系统一般还具有图形分析功能,可以很方便地进行图形数据组织,制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等各种图式的分析图表,可以编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色等,并打印输出图表。