文档介绍：公文写作及文档管理
前言
公文及文档管理的意义
公文是企业上请下达各项指令和信息沟通的重要工具
文档管理是企业各项工作执行情况的历史记载和资料保存调阅过程
文件编码
编码方案CICI/ASHP-1/02/TZ/010
文件格式
文签编码标题正文落款
综合部BG 工程技术部 GJ 计划合同部 JH 人力资源部 RZ 国内保障部 GB
财务部 CW
常用公文写作
上行文平行文下行文
请示:请示上级妥否,请答复
答复:答复下级
函:同级之间
变更说明:适用于不相隶属单位之间的工作说明和答复
5. 通知:下达文件通知
写作要求
格式完整规范
措辞准确严谨
签名盖章无错
文档管理
文(邮)件流程
文件流程
接受任务——起草文件——领导审核——申请文号——填写签单——领导签字——盖章登记——复印存档——原件上报
邮件流程
发送邮件:起草邮件——领导审批——扫描发送——核查——存档
接收邮件:接收——打印签单——上报主(分)管领导批示——下发办理单位(部门)——电子邮件存档
常见问题
标题错误标题清楚名称重复使用
类型错误指示请示错位
表达错误漏项表达不清楚一定要让一个不懂的人都能看懂,包括型号,数量
格式错误
具体要求
行文格式准确严谨
行文流程到位完整
文件归档保存完好
文件格式
文件:重大事项,需要存档的资料,需要编码,签批,长期存档
信息:来往事项的意见,建议,沟通,咨询;签批,存档的时效性
文件加急:特提 特急A 加急B 平急C 普通D
文件格式:要求文签、编码、标题、正文、落款
文件书写要求:情况确实,观点明确,表达准确,结构严谨,直述不屈
工作汇报的作用和目的
怎样写工作汇报
总结性汇报性
需了解工作进展情况和领导的评价,重点是收集准确的材料和数据
工作汇报的结构
标题
称呼
正文
署名和日期