文档介绍：工程物资采购招投标管理办法
1 总则
为了确保工程质量,合理控制工程建造成本,规范工程物资采购程序,加强对大额物资采购的控制和管理,特制订本管理办法。
2 建立合格供方名单
根据工程项目的物资采购需求,按照公司程序文件及物资采购流程控制图的规定和要求,工程公司应建立《合格供方名单》。
《合格供方名单》、相关采购信息及附件材料应报总师室备案。
3 招投标
对于采购金额在10万元以下的零星材料或小型机具,工程公司可采取市场调查、推荐等形式选择3个以上的合格供方,在进行询价、报价、比较产品质量和单位信誉等程序后,确定供应单位。
对于单项采购金额在10万元以上(含10万元)的物资采购项目,应采取邀请招标或公开招标的形式进行。
对于一些特殊情况,如少数物资国内只有一个生产厂家生产,或一些援外工程在投标中就已承诺使用某个生产厂家生产的物资,或物资供应时间特别紧急,经公司领导批准后,可不进行招投标。
根据物资采购的具体情况,工程公司应编制物资采购招标文件。招标文件应包括对投标单位的投标资格、所采购材料的名称、数量、规格型号、质量标准、答疑时间、封标要求及交标时间做出明确的规定。投标资格的设置应综合考虑资质、资信、实力、业绩、服务等各方面的因素。招标文件的参考文本见附件。
对于采购金额特别巨大的物资采购项目,或涉及专业性较强的物资采购项目,或一些专业机电设备的采购,如多台大型挖掘机的采购、电梯的采购等,可委托专业的招标代理机构进行招标,如江西省机电设备招标公司。
招标文件拟定后,应通知合格供方或其他符合投标资格的供应商在规定时间内领取招标文件,并在规定的时间内完成投标。
4 开标
工程公司负责组织对各投标单位递交的投标文件进行开标,开标时应邀请监察室参加。
开标前,应当场检查投标文件的包装密封及交标时间情况。
开标后,应当场填写投标报价记录表,记录各投标单位的投标报价以及标书对招标文件的响应情况,该记录表应留存一份至监察室。
5 评标
,评标委员会的成员人数应考虑为3人以上。对于单项采购金额在50万元以上(含50万元)的物资采购项目,由公司组织统一的评标委员会,评标委员会由工程公司的负责人和经办人、监察室代表、财务审计部代表、职工代表等组成,评标委员会的人数为5至7人。
评标委员会负责对各投标单位递交的投标文件进行评标。
评标委员会应根据投标单位的资信、实力、业绩、产品质量、投标报价、售后服务以及投标文件对招标文件的响应情况等因素综合进行评价、投票或打分,确定中标单位和中标价格。
评标情况和评标结果应汇总成书面记录,该记录应留存一份至监察室。
确定中标单位后,工程公司仍然可以在中标价格的基础上与中标单位洽商合同价格或其他合同条件。
招标的工程公司如对评标结果不满意,可对此次物资采购重新组织招投标。
6 物资供应商的管理
对于公司长期需要使用的物资或小型机具,公司可根据各工程公司的意见统一确定几个资信较好的物资供应商,各工程公司直接在这些物资供应商中进行采购
物资采购正式实施后,工程公司或项目经理部应指定专人负责对物资供应商进行监督和管理。
对物资供应商进行监督和管理的依据是投标文件、合同文件、与采购项目有关的法律、法规、标准和规范。
在物资采购的实施过程中,如物资供应商在产品质量、供应时间、售后服务等方面发生问题,工程公司应及时对物资供应商进行不良记录,并督促物资供应商尽快整改,整改情况及结果应记录备案。
在物资采购的实施过程中,如物资供应商在产品质量、供应时间等方面发生较严重的问题或违约时,工程公司应及时终止与物资供应商的采购合同,对所造成的损失向物资供应商依法进行索赔,并根据该项物资招投标时的评标情况递补选择下一家供应商继续物资的供应。
7 物资供应商的评价
每个项目结束或每年年末,工程公司应组织对物资供应商进行评价。
评价的内容为物资供应商的信誉、合同履行情况、售后服务情况、有无不良记录、出现问题是否及时整改等。
工程公司应对各物资供应商作出阶段性的评价结论,评价为合格供应商将其继续列入《合格供方名单》, 评价为不合格的供应商,应将其从《合格供方名单》中删除,列入《不合格供方名单》。
8 物资采购信息共享
各工程公司应建立物资采购信息的共享,对常用工程物资的采购可进行信息交流,共享供应商、品牌、价格等信息,对于信誉实力较好的物资供应商,可相互推荐。
工程公司还可与招标代理机构建立合作关系