大酒店行政部政策与程序.doc

文档介绍：行政部政策与程序目录
序号
项目
页数
1.
印章管理制度
第1 页
2.
档案管理制度
第2 页
3.
档案借阅制度
第3 页
4.
公司行文规定
第4 页
5.
公文处理制度
第5 页
6.
合同签署管理制度
第6 页
7.
保密制度
第7 页
8.
例会制度
第8-9 页
9.
接听电话
第10 页
10.
印刷品及印刷名片的规定
第11-12 页
11.
电子邮件的管理
第13 页
12.
电脑使用管理
第14 页
13.
审批预算申请,执行的规定
第15 页
14.
信件
第16 页
15.
文件传阅
第17 页
16.
会议室
第18 页
17.
采访接待
第19 页
18.
公共机构的联络
第20 页
19.
业务报告
第21 页
20.
VIP接待流程
POLICIES AND PROCEDURES
政策与程序
Hotel Name: S&N Hotel Ningbo
酒店名称: 宁波远洲大酒店
Reference No.
编号:
EXE-P&P-001
Department: Executive Office
部门: 行政办公室
Date
日期
2006年8月20日
Title :
标题: 印章管理制度
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目的 Objective
规范公章的使用
政策 Policies :
酒店公章使用必须按本制度规定办法管理,所有人员必须绝对遵守本管理办法的各项规定,违反者将受纪律处分,以致追究法律和经济责任。
程序 Procedures :
酒店公章存放于行政办,由总经理负责保管。
行政办秘书负责登记公章的使用记录。
酒店各部门经理处保存公章使用申请表。
所有公章使用者必须填写公章使用申请表。
使用公章,先报本部门经理及总经理批准,后报行政秘书处登记、盖章。
外部单位往来公函需盖酒店公章,先由公函接收部门审核来函,再报财务部经理审核后,报行政秘书处盖章。
酒店内各部门需盖酒店公章,先填写公章使用申请表,由部门经理审核后,报财务部经理审核确认,报行政秘书处盖章。
酒店内员工个人因私需盖酒店公章,先报送相关合法资料到人力资源部审核,经人力资源部经理审核确认后,填写公章使用申请表,报行政秘书处盖章。
行政秘书负责定期将公章使用记录归档保存。
Prepared By : Zhou Xue Wei
制表人: 周雪伟
Approved By : Edward Zhou
审批人: 周公敢
Designation : Deputy General Manager
职位: 副总经理
Designation : General Manager
职位: 总经理
Signature :
签名:
Date:
日期: 2006年8月20日
Signature :
签名:
Date:
日期: 2006年8月20日
POLICIES AND PROCEDURES
政策与程序
Hotel Name: S&N Hotel Ningbo
酒店名称: 宁波远洲大酒店
Reference No.
编号:
EXE-P&P-002
Department: Executive Office
部门: 行政办公室
Date
日期
2006年8月20日
Title :
标题: 档案管理制度
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目的 Objective

规范档案的建立,保留酒店的历史记录以备查询。
政策Policy
酒店内所有档案均为保密资料,任何人不得以任何方式或形式将其泄露出去,否则将追究其法律责任。
档案需妥善保管,部门的档案应锁在部门经理的办公室内,部门秘书的档案需对档案柜加锁保存,密件需加盖“密件”章后加锁保存,销毁时应使用碎纸机进行销毁, 但需事前进行登记并得到部门经理的签字批准。
各部门需建立基础之档案:收到文件,发出文件,收到传真,发出传真,收到电子邮件,发出电子邮件,内部会议记要,对外会议记要,表格汇总表,表格副本,政策与程序,工作岗位职责,部门人员架构,营运采购清单,预算,每月排班记录,假期记录,加班记录,培训档案,每月盘点记录,固定资产记录,评估记录,每天工作报告,每周工作报告,每月工作报告。
各部门应按照本部门的需求合理的建立档案,以备查询。
每年2月份需清理往年的档案,除常用文件以外可利用箱储的形式收藏,但需仔细的在箱外表明内藏的文件及年份。
档案通常保存5年, 见证酒店