文档介绍：企业档案管理工作
成都市档案局经科处
2017/7/6
目录
第一部分:企业档案工作概述
第二部分:企业档案业务工作
第三部分:项目档案管理工作
2017/7/6
第一部分企业档案工作概述
一、概念
企业是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和组成,是企业合法权益的维护者。
企业档案工作企业履行档案管理职责的行为和活动。
由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性,因而“企业档案工作”不仅是指档案人员的具体业务环节的工作,而且从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。
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二、关系
“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。”
这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用,体现对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。
“企业档案工作应以企业资产关系为纽带,实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。”
这一条确定了企业档案工作的管理体制。
以企业资产关系为纽带:表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围
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规范的企业档案工作为企业可持续发展提供保障。
随着社会主义市场经济的完善,企业面对的竞争越来越激烈,企业要想在市场竞争中占据主动就需要有档案工作保证;企业要想通过质量论证,要想打赢官司,要取得上市许可,没有完整准确系统的档案来咨询、参考、佐证将难以完成。
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例如:利用档案避免了重建一路电源
某年,由于外部供电问题,给中国长城铝业公司造成四次停电事故,直接经济损失9000多万元。供电局方认为该公司用电来自一个变电站不安全,要求该公司另接一路电源,约需费用2000多万元。经公司机动部到档案部门查阅档案资料,找到了原始图纸和有关说明,证实建厂时该厂供电的线路有一备用电源。据此与供电局进行多次交涉,并得到认可,避免了重建。科技档案所起的凭证作用,为企业减免了重建需的2000万元的不必要的经济支出。
利用完整的基建工程承包合同档案,分清事故责任
1995年淝河集团建设四幢六层商品楼,承包给华山建筑公司,在施工中,料台倒塌,脚手架被掀翻,造成二人当场死亡,四人重伤。华山建筑公司要求淝河集团承担伤亡事故的安葬、医药、抚恤等费用25万元。经市建管理处查阅该公司档案中保管的有关建筑公司的“三证”和承包协议,及合肥淝河集团公司印发给建筑公司应加强现场安全管理和保证工程质量的通知后,认为:应根据双方签订的协议和甲方的通知精神,施工安全应由建筑方付完全责任。因此该公司对此伤亡事故不负任何责任,避免了25万元的损失。
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三、企业档案工作规范化建设
我国国有企业在改革发展中,经历改组、改制、转制、减员增效、破产、股份制改造、合并、主辅分离、辅业改制等多项改革,也要求国家有关企业档案工作的规定和要求与之相适应。改革开放以来,国家有关的法规规章、标准规范,如《科学技术档案工作条例》、《国营企业档案管理暂行规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《国有企业文件材料归档办法》、《关于加强企业档案信息化建设的意见》、《科技档案案卷构成一般要求》、《企业档案工作规范》等,为企业档案工作开展创造了必要的条件和良好的政策环境,也为企业(包括民营企业)档案工作规范化系统管理积累了法规、政策、管理等经验。
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三、企业档案工作规范化建设
(一)加强企业档案意识
(二)组织系统建设
(三)明确职责
(四)建立健全档案管理制度,做到三纳入、四参加、四同步
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(一)加强企业档案意识
1、档案资源——资产观。档案是企业各项活动的记录,更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产,是人们在社会实践中对档案,特别是档案的认识深化。
2009年12月,国务院国资委、国家档案局联合制定了《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》,文中明确指出了“中央企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分”。在这里首次指出企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分。
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2、组织制度——领导先。任何一项系统性工作,其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。
3、全员责任——全覆盖。任何一项有全员参与的活动或工作,其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。
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