文档介绍：内部沟通协作管理制度
编制:
审核:
批准:
修改记录页
修改状态
文件修改记录
序号
当前版次
修改单号
修改内容摘要
修改人
修改日期
0
1501
/
初次编写
/
/

目的
为提高工作效率,确保公司内部沟通的顺畅性和快捷化,加强各部门业务衔接,发挥协调功能,实现决策、管理的透明化与科学化,按照规范化要求,特制定本制度。
适用范围
适用于公司全体部门及员工,当公司内部涉及到会议沟通、文件沟通及其他形式沟通时均适用。
职责
人力资源部负责本制度的制定并监督执行;
各部门负责人对所在部门工作做整体规划,全权负责部门内部员工的沟通和协调工作。
内容
会议沟通
会议类型
年度工作总结:每年年底召开年度工作总结,各部门负责人向总经理做年度工作总结及下一年度工作计划报告;
全体员工大会:每半年举行一次,公司全体员工参加,做好全员沟通了解工作;
季度工作报告:每三个月举行季度工作报告,部门负责人负责汇总本部门阶段性工作总结和下一季度工作计划;(季度为第一方案,或者可采取月度或半年度工作报告)
部门周会/月会:各部门每周/月举行周会/月会,做好各岗位工作总结和工作计划,同时做好部门内部员工沟通协调工作;
临时性会议:因工作需要召开临时性会议,由相关权责部门依需要时动议召集。
会议管理
对于定期召开的常规会议,在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员,与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据);
临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员;
会议参加者必须准时出席并签到,因故无法到会者,事先须向会议负责人请假并取得许可,或派代理人出席(代理人应向主持人报备),迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意;
已列入计划的会议如需改期,或遇到特殊情况需要安排其他会议时,主办部门需至少提前1个工作日发出通知。
会议结果反馈
会议前指定会议记录人员,负责做好会议纪要,会议纪要在会议结束后一个工作日内,以邮件形式发送给参会人员,电子档存档留存。
正式的文件沟通
规章、制度类文件
规定各种规章制度、管理办法等经相关权责主管审核、批准的正式文件,有专一主题、格式化,适用期长,一般不针对具体个人、具体时间,是在相应范围内必须遵循的基础性制度。
签呈、报告、报表类文件
签呈:下级对上级部门进行请求指示、答复询问和对重要事项提出建议或处理办法的一种文件形式,签呈通过不同部门的信息传递,最终由受文者签字确认;
报告:按照工作安排或工作计划,用于反映工作中的基本情况、取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等的文件格式,用于向领导进行工作汇报或取得上级领导的指导;
报表:用表格、图表等格式来动态显示数据,向上级进行工作报告的文件。
例行性工作沟通协作(以人力资源部为例)
工作日志:每天通过QQ或微信等方式,向领导汇报当天工作内容及成果;
工作周报:每周六下班前,汇总本周工作总结及下周工作计划,以邮件形式发送给上级领导;
工作协作:部门内部员工、不同岗位之间及时进行沟通,做好分工协作,当某岗位员工临时不能在岗时,其他员工配合完成其例行工作。
非正规场合、形式的沟通
根据总经理时间安排,每周与各部门负责人进行一次非正式的交谈沟通,人力资源部门负责进行部门间横