文档介绍：展览展会管理方案
第一部分 展览会前的准备工作
展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程 , 并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供
一定的环境和场所,促使交易达成的过程。评价一场展览会的策划,而是要涉及到众多行业和
部门的,因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。
一、首先要了解展览要涉及到哪些部门, 并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门, 为展览会
的成功举办而铺路
从上述图中我们可以看到展览业促进了相关行业的发展, 同时主动权又完全掌握在展览的
组织策 划者手中。作为一名有着丰富展览经验的组织者来说,必须要充分的考虑到这些因素,
才能使展览会达到圆满的目的。否则其中一环没有考虑到,都要付出很大的代价。因此要求策
划者本着以上实际出发,真正意义上策划一场全面而又深度的展会。
二、项目经理制
目前大多数展览公司实行的是项目经理制, 即项目经理从展览会的组织确定到招展, 及最后展出
期间所遇到的问题的负责制。它要求(如图 1)所示一样必须要全面的掌握工作才能作为一个
合格的舵手。
项目经理策划会议的前期工作
市场调研 : 市场调研对于策划者来说,尤其第一届展览会的策划特别重要。
对于首届展览会的开展具有以下缺陷:
1、没有成功召开的经验和现有模式。
2 、没有创造出品牌
3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群
4 、不了解行业市场的发展动态
要求项目经理
1 、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识, 曾经有一个会展界同行说: “当别人已经占领了
山头,我们没有必要去抢这个山头,我们可以另开辟路。占领别人没有发现的山头 ”。这是一个
最直接的形象比喻。策划者在策划展览本身要有这种创新意识,即对周围和未来的事业的关心
与思考。京某展览中心,在策划中国第一届零售业的展会成为我们的展会的成功典型,我们可
以作为思考。 项目经理在准备策划这个展会时, 不仅提前到实地考察 , 而且收集了大量的相关信
息 , 确定未几年中国发展趋势 , 而成功的策划了这届展览 , 并取得了展会的延续性。
2 、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应,相关资料的整理,通过这些信息的观察
和自身的经验,确立展览会的 “可行性 ”或 “不可行性 ”做出最终的判断展会的召开与否。再汇报
给上级主管,最终根据报告制定整体展览会方案,因此书写报告也是项目经理非常主要的环。
因为决策者在支持展览会的召开是根据会议可行性报告和项目经理对整个行业的了解程度来决
定的。
项目场地的确定、规模及时间
项目经理根据市场调查, 最终确定展会召开, 必须充分考虑到展会的场地、 规模及时间的确定根
据国际惯例,一个成品版和规模的展会,并不是首次举办就规模很大的,是经历一个过程而发
展壮大的。当然展会规模和起点高其影响力度也就更高,但这对于展会策划者来说风险和投资
太大,造成很大的压力,日前我国根据场馆规模及相应配套设施以及展览知识还远不及欧美等
展览业发达的国家(以国家际展览会策划为例)必须要充分考虑到国际展的要求:
⑴国外参展商必须要达到整体参展对象的 20%
⑵展会召开期间, 邀请 的国外参观者要达到整个参观人数的 20%
在国内很多研展会, 号称国际但大多数达不到这个要求, 因此并不算是