文档介绍：公司采购流程管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有限降低采购成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门之间的配合,特制定本制度。
请购部门应按照要素填写《临时请购申请单》/《生产采购单》/《固定资产购置申请表》,由公司领导批准后报给采购部门。
设计请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为了提高效率,该清单的电子文档也需一并提交。
如遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或者其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后续。
如请购物料制定厂家或品牌,请购部门必须作出书面说明。
①采购部在接收请购单时应检查请购的填写是否按照规定填写完整、清洗,检查请购单是否经过公司领导的审批。
②对于紧急请购项目应优先处理,无法与请购部门提出需求日期办妥的应通知请购部门,重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
③遇到紧急采购应向公司领导采取快速优先采购的策略。
①询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通。
②属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。
③对于请购部门需求的物料或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品。
④询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。
、议价
①对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认。
②对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格更低,所报价格的综合条件更加突出。
③收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况,设定议价目标或理想中的价格。
④参考目标或理想中价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。
、议价结果汇报
①比价、议价汇总前应汇报公司相关领导,征得同意后方可汇总;
②比价、议价结果汇总按照《》的格式完整填写。
③如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
6、合同的签订及其规定
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
同正文应包括的要素
合同名称、编号、签订时间、签订地点;
采购物品/项目名称/规格/数量/单价、总价及合同总额,清单、技术文件与确认图纸;
包装要求;
合同总额应含税,含运达公司的总价,特殊情况应注明;
付款方式;
工期;
质量保证期;
质量要求及规范;
违约责任和解决纠纷的办法
双方的公司信息
其他约定
②合同签订及其规定
如涉及到技术问题及公司机密,注意保密责任;
拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;
为了防止合同工作量追加或追加无依据,导报采购是要求供方提供分项报价清单;
遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请供方派来代表来线厂协助清点;
详细约定发票的提供时间及要求;
阵痛不同的合同约定不同的付款方式;
与初次合作的供方合作是,应少预付款或不付预付款;
签订的所有合同应及时送报财务部门。
①按照进度付款