文档介绍：管家婆分销ERP实施方案
本系统构架是由十一个不同的功能模块构成:采购管理、销售管理、仓储管理、借欠管理、往来管理、财务管理、辅助业务、单据处理、基本信息、期初建帐、系统管理,同时提供在线传讯和版本信息等辅助功能。各个模块相对独立和联系,都具有各自的输入、修改和查询功能,但是又相互影响。最大可能地满足用户对商品流通领域购销存的管理,尤其是远程管理。
现在就按实际操作时的顺序对上述模块进行介绍。
(一)、系统管理
系统维护中包括月结存、年结存、操作员权限、操作员登陆率、操作日志、系统开帐、系统配置、系统重建,以及通过离线版传输的门店数据。
其中,在开帐前必须在系统配置里根据贵公司情况,设置好成本算法、审核机制、单据配置、单据编号和全局配置,是否采用序列号强制管理的方式。该类功能是业务流程操作的前提和基础。
成本算法:系统提供三种成本算法,即:移动加权平均成本核算法、先进先出成本核算法、后进先出成本核算法。在开帐后,成本算法不允许修改。若是采用移动加权平均成本核算法,则系统不允许负库存。 
月结存
以某一时间作为本月财务的最后日期,并在当前账本处做一标记。 月结存将在账本中作月结存标志,以便准确划分每月账本,能够方便快速的对每个月的资产、采购、费用和利润等进行查询,不会对账本产生任何影响。月结存的时候建议输入正确的当前月的名称作为月结存名称。
年结存
以某一时间作为本年财务的最后日期,并将年结存后的年末数据作为下一个会计年度的期初数据。年结存将结存所有的账本数据,所有的单据信息将不复存在,将现在的结存值作为新一年的期初值,并清除本年的经营历程。
年结存后会清除所有的单据。数据备份可以保证在系统出错时把损失降到最低,还可以在年结存后查看上一年所有的单据和经营历程。
年结存后的数据将做为第二年使用本系统的期初数据,且可以对这些数据进行修改。确认无误后,进行开帐。
操作员权限
设置本系统的操作员、该操作员操作权限和权限范围。其设置、修改需要由超级用户完成,其他操作员只能在此权限中修改个人密码。
操作员必须是基本信息里的内部职员。
操作员权限是指操作员具体可操作的项目。如:成本权限的查看、单据的录入和审核等等。
操作范围是操作员对客户、供货商、商品、职员、仓库、账户、费用、其它收入这些基本信息可操作范围的限制。如:沈阳分公司的销售开单文员就只具有沈阳仓库的操作范围。
开账
各种期初数据都建立完毕并审校无误后建立各项期初后,正式启用本系统。开账表示从这个时候开始,启用本系统。所以需要反复核对数据的准确性。如果开账后发现数据有误,可以重建系统。
系统配置
设置系统个性化的配置。系统配置必须在建基本信息之前完成。包括单据格式(普通、折扣、税率)、负库存、自动编号、序列号等配置选择。用户配置中的折扣设置, 可以强制用户的折扣不能大于1。
其中的序列号严密模式的选项,此选项,在开帐后不允许修改。在开帐后的制单中,序列号必须与商品一一对应。
系统重建
开账过后,如需重新建立各种基础数据,则从本栏进入。在开账后,期初数据将不能进行修改,在非常情况下,如期初数据确有错误时可重建系统。
重新系统重建将数据库中所有的数据清空,只保留基本信息,回到使用前的状况。在此可以有“清掉期初数据”和“清掉草稿单据”的选项,
门店数据
记录将各个分点传上来并导入本系统的数据。与“离线版”配合使用,在网络条件不好,或者上网费用较高的地方,通过离线版和"网络化分销管理系统"的数据接口,数据交换“一点通”,传送到门店数据中。
(二)、基本信息
在系统开帐前对公司基本信息录入。也可以在系统使用中对基本信息进行添加、分类、修改、停用、删除和查询。如果贵公司想暂时不使用某些基本信息,或想删除某些基本信息但该信息已有经营历程而不能被删除,可以采用停用功能。
注:在开帐后,有了经营历程的基本信息,是不允许被分类、删除。
库存商品
记录商品的名称、编码等基本信息,允许5级分类。该库是以“商品编号”为关键字,商品名称、产地或型号、规格可以相同,但不能有相同的商品编号。
建议:
设置原则:
可将商品的条形码作为商品的编号;
根据本公司的实际情况将商品分类编号,其方法如下:
将商品按品种或供货商分类。例如:分为主商品及辅助品两大类;
主商品名称按型号细分,可分二级类、三级类;
商品基本信息编辑权限由总部控制,分公司无此项目修改权限;
商品
辅助商品(02)
……
主商品(01)
甲类商品(0101)
乙类商品(0102)
癸类商品(01NN)
……
乙商品A型号(010201)
乙商品Z型号(0102NN)
乙商品B型号(010202)
……
2、若按分类原则编号,则可遵循以下编码原则: