文档介绍：办公用品采购与管理办法
(试行)
第一章总则
第一条目的
为完善XXXX有限公司(以下简称“集团公司”)办公用品采购制度管理,满足办公需要,控制办公成本,促进采购工作的正常化、规范化,特制定本采购管理办法。
第二条适用对象
本制度适用于集团公司,集团公司所属子公司和相关单位可参考本办法制订事宜的管理办法。
第三条采购原则
办公用品采购坚持保证品质优良,合理控制成本的原则;综合考量供应商,同质量价更低为优选的原则;采购物资及需求物资一致性的原则;廉洁自律,不贪便宜,不受贿的原则。
采购范围、方式、途径及管理职责
集中采购范围
集团公司采购办公用品可分为:
(一)文具事务用品
文件档案管理类:分类文件夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒(册)、文件篮等。
2、桌面用品:订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系列、削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌、等。
3、文书用品:中性笔(签字笔)、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、水彩笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、复写纸、账本(账册)、凭证(单据)、便利贴、会议记录本、专用印章、印台(印油)等。
4、电脑周边用品:光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、路由器等。
(二)办公耗材
硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。网线、水晶头、网线转换接头等。
(三)日杂百货
日用品:生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、保温瓶、饮用水等。
(四)办公设备
票据装订机、号码机、碎纸机、支票打印机、考勤机、点验钞机、塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、烧水壶、空调、饮水机、电风扇等。
(五)办公家具
文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、
铁皮柜等。
采购方式
(一)集中采购:将集团公司各部门办公所需物品采购管理集中化,对同一类材料进行集中化采购。集团公司日常办公、使用频率较高的办公用品(文具事务类、办公耗材类、日杂百货类)采用集中购买方式。
(二)分散采购:不在集中采购范围内,请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后方可采购,招标采购除外。
(三)应急采购:在集中采购范围内,且急需使用。请购部门需填写《办公用品请购审批单》并经审批后优先采购。请购金额少于2000元的申请,行政部可视情况启动采购备用金先行购买。
第六条采购途径
(一)集中采购途径:以京东网的官方自营店及可开取正规发票的淘宝店家为主,正规实体店为辅。
(二)分散采购途径:根据申请部门的需求及方便度来判断是采用电子还是实体途径,一般为单笔金额小于5000元时采用网购的途径,单笔金额大5000元时的采购以集团审批意见操作。
(三)应急采购途径:参照集中采购途径。
第七条职责权限
(一)各请购部门职责
1、负责统计并汇总本部门办公室需求经本部门经理审批后上报行政部;
2、负责填写《采购申请审批单》并经行政部审批后向集团财务部、
集团领导逐层审批;
负责全集团办公用品分散采购或应急采购与行政部共同验收。
负责所需办公用品的领用。
(二)行政部职责
负责全集团办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库(分散采购或应急采购时与申请部门共同验收)、保管、发放和盘点;
2、负责编制办公用品询价对比表;
3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记表;
4、负责收集并维护供应商信息,保管办公用品各类资料档案等;
5、行政部采购员根据申请人填写好的《采购审批申请单》检查该项请购是否在执行后又重复提出,以及是否存在不合理的请购品种和数量并签字确认;
6、负责采购程序的审批;
7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同;
8、负责供应商评估和变更;
9、对办公用品盘盈盈亏做处理,并有权追究责任人的相关责任。
财务部负责
1、负责根据审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价款;
2、负责结算各部门领用办公用品的款项;
负责办理退货款项的收回;
负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理;
参与盘点工作的监督;
负责采购程序的审批。
第三章采购流程
第八条集中采购流程
(一)集中采购周期
行政部根据全集团办公用品使用情况,每月5号前集中采购一次。
(二)采购申请汇总及审核
1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求(申购汇总表详见附件1)和库存情况分类(盘存表详见附件2)于每月25日前上报集团财务部审批。
进行采购
办公用品采购最少有3家以上供应商提供