文档介绍：展会招展运作方案
要办好一届展览会,首先应该对展览会的操作过程了如指掌。展览会的工作包括计划、组织、运作、实施及评估等五个阶段。
第一阶段:计划、组织
1、市场调查
2、可行性分析
3、立项
第二阶段:运作
1、招展
2、招商
3、供应商选择
4、相关活动
5、宣传
第三阶段:实施
1、展前准备
2、现场操作
第四阶段:总结、反馈
展会招展方案
一、招展方案的基本内容
招展的目的是招揽到合适的企业参展,实现主办单位参展企业的价值传递。招展工作的好坏直接影响着展览会的效果,它是展览会取得成功的关键,也是展览会取得成功的基础。
招商的目的是吸引参展商需要的贸易观众前来参观并进行贸易洽谈。它是展览会的生命线。具体步骤:一是贸易观众群体的确立;二是建立贸易观众数据库。贸易观众数据库建立的步骤基本上与参展商数据库的建立方式相同;三是观众请柬的编印与邮寄;四是电话招展;五是观众预登记表回收和确认。
招展方案是对展会招展工作的总体规划和全面部署。招展方案包括十项内容:
1、产业分布特点
2、展区和展位的划分
3、招展价格
4、招展函的编制与发送
5、招展分工
6、招展代理
7、招展宣传推广
8、展位营销办法
9、招展预算
10、招展总体进度安排
二、招展方案具体实施
(一)产业分布特点
行业的研究
如今有90个行业有展览会。本行业值不值得办展览会?本行业是否成熟到能办展览会?有无需要办展览会?这是我们在办展览时首先要问的几个问题。如80年代提出发展汽车行业,94年提出大力发展汽车的政策,以市场换技术,这样不久才开始办汽车展览,从而推动了汽车业的发展,用产业换技术、发展,从而具备了发展汽车展的条件。原本汽车展在北京隔年办,由于汽车技术发展太快,北京隔年办,无法跟上国际汽车技术的发展,于是上海也办、广州也办。
例如机床展,80年代世界机床发展很快,于是中国为了出口,引进技术,这样才使机床展览有了可能,于是机械部开始办机床展览。
许多展览失败的根本原因就是行业不需要,重复办展也是因为行业是否需要导致的。
国家法规政策研究
办某个展览室,研究国家法规政策对本展览有什么限制和要求等。如梁文博士任中岱展览公司总经理时,想在前任的基础上有所创新,提出了办农业、石油、防务展(即武器装备展)、高科技展四大展。结果都否决了。原因是武器展
——中国在世界上主张和平;石油展——中国发展原本就需要能源,这会引起世界各国对我们的不满。农业展——国内已经够多了;最急需的是国外农业机械展,而不是农产品展,因为中国本身就是农业大国,农产品丰富,无需进口,但是农业机械技术落后。
以上是展览题目好,但国家政策不允许你做。
差异性研究
即市场细分过程的研究。人们从事展览希望寻找大行业,因为市场大、市场多,可持续发展,即注意了普遍性,但却忽视了差异性。因差异性往往就决定了能否办这个展览。如机床展,一机部十一引进技术为主,而机械展览协会则是以本国机械技术为主。虽同在北京办展,时间也差不多,然而却非常成功,就是注意了差异性。
地域性研究
展览不分国内外、广东广西,提倡国际化。这个区域是否符合办展览,即硬件条件、产业群有没有,场馆、区域的特点、吸引办展览的人文条件。客观条件研究的越细,越深入全面,那么成功的可能性就越大。但是靠公司来解决这个问题不太可能,因为办展览者受专业限制(策划师是系统论的集大成者)。解决的办法就是通过行业协会的合作。若办本专业的展览就最好请一两个这方面的资深专家。(国外不允许协会参加展览的筹备等工作,因为有寻组行为。)他能够决定哪个单位来参展,来得都是什么东西,因为他是这个行业的专家,最了解情况。搞展览的灵魂人物并非是办展人,二是懂专业的专家,他策划时有很深的专业背景,了解世界最先进的技术。发展趋势。
(二)展区和展位的划分
展位划分原则
专业分类(按专业题材划分展区)
专业和综合性结合
有利于提高展会的档次
有利于提高参展商的展出效果
易于观众参观
易于现场管理和服务(方便展位的搭建和拆卸)
营造展馆气氛
划分展区和展位应注意的问题
统筹兼顾(统一安排,尽可能地照顾办展机构、参展商、观众以及展会服务商各方面的利益和便利性)
因地制宜(展厅的柱子、参展商的不同展位要求、死角等)
不能遮挡展馆的服务设施(电箱、安全通道、消防设施等)
注意适应参观人流的规律(直走,向右走、入口处形成围观等)
合理地安排展会的功能服务区(登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等)
展位种类
道边形:最常见的展台形状,在走道两侧,为单面开,三面为墙。
内角形:展位为两面开。面对的两个通道里都可以看到该展台。
外角形:也是两面开,但它位于岔