文档介绍：广州市李记包装材料有限公司内部控制制度
为完善公司各项制度,确保公司各项工作规范、有序运行,加强对公司业务、采购及仓库的内部管理,最大限度地减少因工作失误导致的损失及规避工作中出现的风险,提高公司的经营管理水平,特制定公司内部控制制度。
销售
目的:为规范公司的销售行为,明确销售业务中涉及的各方各面,加强对销售业务的监督与控制,防范销售过程中的差错与舞弊。
适用范围:本公司业务部及相关涉及部门。
销售管理风险
风险1 工作失误下错单导致增加库存
风险2 未能及时传达客户变更信息导致公司经济损失
风险3 销售单价低于统一报价销售而未经过总经理审批
风险4 销售合同签订未经公司领导签名或加盖公章而可能导致的经济损失
风险5 《发货通知单》未经财务部签名确认而发货
风险6 应收款未能及时收回导致收入流失
销售管理关键环节控制
关键环节1 岗位职责分工及权限范围明确规范
关键环节2 销售与发货控制流程规范严密
关键环节3 应收款有效管理,及时催款
关键环节4 往来款项定期核对,如有出错及时改正
岗位职责分工
管理控制岗位
主要职责
总经理
◇审批公司销售制度、规定及政策
◇审批公司销售任务
◇审批公司产品统一报价
◇审批销售订单合同及低于统一报价的订单
业务经理
◇制定公司销售制度、规定及计划、政策
◇制定公司销售任务
◇负责超出业务员权限的销售谈判
◇审核销售订单合同
◇审核确认《发货通知单》
◇审核客户退货申请
◇跟催货款
业务员
◇负责客户谈判及意向合作的达成
◇签订销售合同
◇跟进订单各项进度
◇开具发货通知单
◇每月底与客户核对当月货款
◇跟进货款收回情况
◇建立客户信息档案
财务
◇制定公司财务制度及其实施细则
◇核算销售成本、收入
◇制定每月应收账款报表,及监督业务部向客户催收应收账款
◇销***的开具及审核
采购
◇瓶采购组负责对业务部订单的瓶采购及调配,发外蒙砂工作
◇外加工部根据业务部订单下推委外加工,并跟进生产进度
◇配套组根据业务部订单采购相应配套
◇安排产品入库
质检
◇检查来货产品,并将质量问题反馈给相关人员
◇合格货物交予仓库
仓库
◇负责货物的入库、出库及物流管理
◇按财务签名的《发货通知单》上的数量发货
◇对超出三个月未发货的货物书面报告给对应业务组
◇做好每季度、每年度的盘点工作
销售、采购与发货控制
销售流程
寻找客户及洽谈
业务
打
板
财务
签订合同
备份、对账单玻璃瓶
丝印部
采购下单
配套部
入库
款到后发货
货到后付款
追款
对账
发货
发货
销售合同管理制度
目的:为规范销售合同的管理,避免合同协议风险,特制定本制度。
适用范围:适用于公司业务部、门市部。
新客户分类:对于新客户,由业务主管填写《新客户登记表》交李总签名确认后交财务备案。业务部根据客户类别按照客户编码规则录入K3系统。如客户类别需变更,则在季度考核前1个月书面申请变更客户性质。
销售合同格式:公司销售合同采用统一的标准格式和条款,由业务经理拟定,总经理审批。销售合同内容应至少包括供需双方全称、签约时间,产品名称、单价、数量及金额,运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方式应具体明确,付款方式及付款期限,违约责任及赔偿条款等。
销售合同的审批、变更与解除
业务员与客户洽谈达成合同意向,拟定合同交业务经理/主管审核,审核后交总经办审批或盖章。
合同签订后,由业务员将合同正本存档,副本送交财务部等相关部门。
合同履行过程中,因缺货或客户的特殊要求等,业务部或客户提出变更合同申请,由双方共同协商变更,重大合同应经总经理审核后方可变更。
根据合同规定的解除条件,产品销售的实际情况和客户的要求,业务部与客户协商解除合同。
销售合同的变更、解除一律采用书面形式,开头形式一律无效。
在销售合同执行过程中,若客户有任何合同信息的变更,业务部要第一时间以书面形式通知相关部门并得到相关部门的确认。若因业务部通知不及时而导致公司经济损失的,将追究其责任,扣罚损失成本的20%。
采购管理制度
目的:为规范公司采购工作流程,确保采购货品与销售合同货物一致,避免或减少因工作失误导致库存增加致使公司经济损失。
适用范围:适用于公司所有采购工作。
采购管理规定:
瓶采购组根据业务部下推的采购申请单查看库存,若库存有货则不需安排生产,若无库存或库存不足则安排厂商生产或者调配,货物完成后发出《收料通知单》安排入库。
瓶采购组根据采购申请单要求安排玻璃瓶进行蒙砂工艺,查看库存,若库存有货则不需安排生产,若无库存或库存不足则安排蒙砂厂生产,填写《委外加工出库单》,经