文档介绍：发票、合同管理制度
一、目的
根据目前公司合同、发票的管理状况,为了进一步规范公司各类合同、发票的管理,特制定本管理制度。
二、适用范围
总部及各分公司
三、发票及收据的管理
1、发票的管理:
(1)建立发票购买、发放、使用、作废、回款的发票管理台账,及时登记,以备查录。
(2)发票的使用必须符合国家规定。
(3)发票必须在财务保存,并由财务人员开具。
(4)发票项目必须填写完整,不得向任何人提供无收款单位及金额的发票。
(5)业务人员凭合同或收据到财务部门开具发票,发票所载客户与合同中所载客户及实际付款的客户单位名称必须一致,如不一致必须附上付款单位签章的代付款及委托开发票证明,否则所造成的税金损失由业务人员承担,开具发票后在此合同上注明“发票已开”字样。收据换发票,需同时交回收据。
(6)如需先开具发票后收款,业务人员填写《先开发票后收款申请》,并经总裁(或营销总监)签字同意后方可开具。业务人员收款后需及时交回合同款项并取回《先开发票后收款申请》,财务人员在此申请上注明“款项收回”字样。若未将《先开发票后收款申请》取回,则视同款项未收回处理。
(7) 未足额收到发票开具的款项,将发票交予客户时,需由客户在发票回执表上签字加盖公章,并开具欠条,加盖客户财务章。
(8) 若因合同不成功等原因款项未收回,一周内须将发票交回财务进行作废处理,原则上不能跨月,如未交回,按发票遗失处理。
(9)如有特殊情况,对领出的发票,跨月申请作废的,对经办业务人员给予发票金额10%的处罚。
(10)发票视同现金管理,如丢失发票,视情况对责任人进行处理,原则上需按票面金额将款项交至财务部,经由总裁审批处理决定。
2、收据的管理
(1)收据的管理视同发票管理,建立收据管理台账,由公司财务部门统一进行。
(2)对外开具的收据需加盖财务专用章,收据必需注明业务人员姓名、合同号、客户名称及金额,一式三联,一联由业务人员交客户,一联财务做为入账依据,一联随同合同统一保管。
3、发票回执
业务人员在借出发票当月盘点日前必须将有客户盖章(公章或合同章)及接收人员签字之回执(格式见附件二)交回给公司财务,如无法按时交回符合规定的发票回执则视同发票遗失,办理相关责任承担手续。
四、合同管理
1、合同书由行政部门统一按顺序编号打印发放,由专门的合同管理人员负责打印、发出、回收、清点、存档的工作。
2、建立合同档案台账,合同书的领出、交回、结存都要作记录,每周做一次实物核对清点,收回遗失合同说明及作废合同。
3、每份合同的领用必须经由总裁(销售合同可由营销总监)在合同档案管理统计表上签字审批。
4、业务人员领用的合同,如签约成功,须交回有客户签章的我司存留联次;如在月盘点前签约不成功,须交回合同全部联次(包括附加合同及合同附件)办理合同作废;
5、合同书要严格保管,不能留存在客户处,特殊情况要经主管经理同意,但不能超过一周时间。
6、凡遗失合同书必须向公司做出书面报告,如是客户所遗失,要提供客户遗失证明并加盖公章。报告书或客户遗失证明都要有业务员签名及业务经理签名。
7、除向公司提交责任报告书或客户遗失证明外还必须进行倍进式扣罚。一个年度内(从1月1日-12月31日)遗失一份扣100元,遗失二份扣200元,遗失三份扣400元如此类进,