文档介绍：按照“凡事有人负责,凡事有人监督,凡事有章可循,凡事有据可查”的企业管理总原则制订本制度。
第一章  原材料采购
一、 供应商信息档案建立:
1. 由原材料采购员到市场上收集供应商资料,并建立健全供应商档案,档案内容必须包括材料样品质量、产品价格及供应商更多的信息。
2. 供应商档案在质量、价格或其他信息发生变化时,必须立即更新。
3. 每个月必须对正在发生业务关系的供应商进行价格暗访查实。
4. 每种材料必须至少有二个以上的备选供应商,原则上是五个。
5. 每半年至少增加一个备选供应商并淘汰一个原有供应商或原有备选供应商。
6. 鼓励企业其他员工提供供应商信息,采购部门必须记入供应商档案。
7. 供应商档案由采购部负责管理。
二、 供应商选定
1. 公司内部设立原材料采购询价小组,小组成员构成:总经理、执行副总、厂长、采购经理、材料采购专员、财务主管。(经总经理授权,可以由执行副总主持工作。)
2. 所有原材料供应商必须由采购询价小组依据供应商信息档案集体决定。
3. 正在合作的供应商的价格与质量发生变化时,小组必须开会重新决定供应商。
4. 未经小组批准的供应商,公司内任何人不得向其采购材料。
5、在特殊情况下,经总经理同意,有三名以上组员可以召开会议。
三、 材料采购
1. 供应商名单及采购价格、采购方式、送货方式、结账方式、材料样品由采购询价小组送呈组长签发后交采购、厂长、财务部备案。
2. 按小组决定的采购方式(电话或现场)由采购员实施采购。
3. 采购前必须按采购程序填写申购表,按表采购。
4. 如果第一供货商缺货,依次向第二、第三候补供应商实施采购。
四、 材料验收
材料入库时,仓管、原材料会计、质检主管须同时在场,依据申请单及指定供应商的价格及样品验收数量和质量。
五、 付款
1. 财务只能按采购询价小组核定的价格及付款方式付款。
2. 一般应要求供应商采用转账的方式接收货款,非特殊情况不使用现金。
第二章 原材料采购流程
一、 由厂长负责、财务审核建立所有材料最低库存警戒量及最高库存量,该数值应经常调整。
二、 材料低于最低警戒后,仓管填写申购单,申购数量加上原库存不得高于最高库存量。
三、 申购单交厂长签字,财务主管审批后交采购员采购。
四、 原材料到司后,采购人员开具《原材料进库通知单》,仓管接到单子后,通知原材料会计、质检主管到仓库外指定地点做好入库前的验收核实,验收程序为:
1. 材料是否为指定供应商提供(不符拒收并向执行副总汇报)
2. 取样样品检测结果是否与要求相符;(不符拒收)
(高于拒收,低于则通知采购部更新供应商档案)
4. 数量是否与申购单相符(磅差需在合理范围内,超出合理范围拒收或请示执行副总,低于则由采购部查明原因)
5. 清点完毕,仓管如实填写地磅单或过磅单,供应商送货员(或采购经手人)取走一联作结账凭证。仓库会计同时开具几联入库单并将其中一联交财务主管,作为入账凭据。
6. 发票到账,财务主管报总经理签字后按约定时间转账付款或出纳支付现金。
10. 现金采购的由借款人持结账联到出纳处结账。
第三章  监督
执行副总每旬一次到收货现场检查是否严格执行采购程序,并向总经理汇报检查结果。
第四章奖罚