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科赫浅议利用计算机技术实现企业文档一体化管理III跏荆诹b2李春竹摘要:树立科学、合理的文档一体化管理理念。有助于建立统一的文档管理体制,制定规范的文档管理制度,培养高素质的文档管理人员,通过利用先进的计算机技术实现文档一体化,有助于提高档案管理水平和效率。关键词:文档;一体化;管理文书工作和档案工作作为企业管理的重要组成部分,利用计算机技术实现文书和档案工作的—体化管理将极大推进企业办公自动化的进程,进一步提高工作效率。l文件管理与档案管理密不可分,文件管理和档案管理是一个统一的系统工程。文件管理是档案管理的前提,档案管理是文件管理的归宿,文件管理的好坏直接关系到档案管理的质量。在归挡文件前档案部门人员通过对文件管理人员的监督和指导和双方的密切配合,可有效保证文件管理和档案管理的质量。文件一体化管理就是以文件生命周期等理论为依据,借助计算机及网络技术,从系统论的角度出发,对文书工作和档案管理工作进行系统筹划和科学管理,使之实现系统化、规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从现行企业文件至馆藏档案管理的高效和优化。2r理论、以前端控制为特征的档案价值鉴定理论、基于数字化的信息资源管理理论和以来源原则3文档一体化管理的具体内容包括:文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化。4重点工作文件整理文档一体化管理工作可把按“卷”立卷归档,改为根据文件的全宗号、所属年度和顺序号进行的按“件”整理归档,按所编顺序号将正文扫描入计算机,保证文件原文与计算机内保存文件内容一致性,并利用计算机对保存的文件进行分类,模拟人工立卷。由于实现随机管档,就将过去集中立卷改为平时整理立卷,可随时补漏增缺,使文档不易存积,整理工作在平时的文件登录和次年年初的装订、装盒工作中完成。档案利用通常查阅档案有人工检索和计算机检索两种检索途径。目前许多企业仍采用人工检索查找档案,该检索方式通常需要知道文件的标题、发文时间、文号、责任者等相关内容,再从纸质目录中逐页逐项查找,既费时、费力,效率又很低,一旦遇到档案组卷不规范或档案人员疏忽大意的特殊情况,就无法保证档案的查全、查准。如果遇到紧急情况需一次性查找较多文档时,人工检索文档效率低的弊端就会凸显,给档案查找工作带来了一定的难度,另外,打开许多档案卷柜查找档案原件、复印档案及档案借阅后的归还都会给档案管理人员增加不少工作强度。有时同一份档案被借走后,给需要利用该档案的其他人带来一定的不便。人工检索方式严重制约了档案信息资源的有效利用,这种状况已经不能适应档案工作发展的需要。而计算机检索系统提供了多种检索途径,可按年度、档案编号、文号、责任者等多种方式进行查询,并能对档案进行多种条件组合查询和根据“关键词”模糊查询,全方位地提供及时、高效、方便、准确的检索方式,从而使档案工作变被动为主动。同时经授权的用户还可不受时空限制利用网络查询所需文件并进行在线阅读或下载相应文本文件进行打印,避免了使用档案原件复印带来的麻烦和对原件的磨损,如果需要使用档案原件,档案管理人员可根据计算机查到的文件编号,进行快速查找,通过对档案进行计算机网络化管理,最大限度提高了档案利用效率。因此,利用计算机现代化技术实现文书档案信息资源的一体化管理,是今后档案工作的基本方向,这样,可以多层次地开发和利用档案资源,为企业的生产经营管理活动服务。所