文档介绍：采购订单与采购订单管理 (适用于连锁企业)
目标:
总目标
能根据企业实际情况,制订采购订单并进行跟踪管理
知识目标
掌握采购订单的制订步骤;了解并掌握采购订单的主要内容
技能目标
分析订单在执行中如何进行跟踪
能力目标
能制定和管理采购订单
内容:
一、采购订单的含义
二、采购订单的内容
三、采购订单的制订步骤
四、采购订单的管理
一、采购订单的含义:
采购订单是连锁企业采购部门在选定供应商之后,向供应商发出的订货单据。
采购订单是采购双方订立采购合同的重要依据,它包括了采购所需的重要细节信息,包括采购数量、商品规格、质量要求、采购价格、交货日期、交货地址等。
二、采购订单的内容:
订单头部:包括订单名称、编号、采购双方的企业名称、签订地点、签订时间等。
订单正文:包括商品质量、商品价格、商品数量、商品包装、商品装运、商品验收、货款支付、保险和不可抗力、仲裁或诉讼、其他。
订单尾部:包括订单份数及生效日期、签订人签名、采供双方公司的公章等。
注:订单的格式与内容根据企业的不同需求而有所区别。
一份完整的订单一般都由三部分组成:头部、正文、尾部。
采购订单正文内容说明(一):
1 商品质量:包括商品的技术规范、质量标准、规格以及品牌名。商品的质量标准应用最明确的方式界定。一般有三种方式(1)用图纸或技术文件来界定(2)用国际/国家/行业标准来界定;(3)用样品界定。
2 商品价格:包括价格术语的选用、结算币种、单价、总价等。
3 商品数量:包括交货数量、计量单位、计量方式以及允许的误差范围等。
4 商品包装:包装材料、包装方式、包装费用和运输标志等。如标识、包装方式、材料要求、环保要求、规格、成本和分拣运输标志等。
5 商品装运:包括运输方式、装运时间、装运地与目的地、装运方式(分批、转运)装运通知等。
采购订单正文内容说明(二):
6 商品验收:指检验设备、检验费用、不合格品的退换等规定,提前交货或延迟交货数量的处理。
7 货款支付:包括支付手段(货币、汇票);支付时间(预付款、即期付款、延期付款);支付地点。
8 保险和不可抗力:保险内容(确定保险类别及保险金额,指明投保人并支付保险费);不可抗力指合同执行过程中发生的、不能预见的、人力难以控制的意外事故。
9 仲裁或诉讼:主要指买卖双方之间发生纠纷时,解决纠纷的仲裁机构、适用的仲裁程序、仲裁地点以及裁决效力等。
10 其他:如卖方保证买方免受专利权的控诉等。
三、采购订单的制订步骤:
准备订单计划
评估订单需求
计算订单容量
制订订单计划
采购订单的制订步骤一:准备订单计划
1 接受市场需求:
市场需求是商品采购的发动机,要想制订比较准确的订单计划,必须熟悉市场需求或市场销售情况。
接受生产需求:(生产物料需求)
生产物料需求的时间是根据生产计划而产生的,通常它是订单计划的主要来源处。为了更清晰的理解生产物料需求,采购计划人员需要深入熟知生产计划以及工艺流程。编制物料需求计划的步骤:(1)决定毛需求(2)决定净需求(3)对计划订单下达日期和订单数量。
准备订单环境资料:即准备供应商群体供应信息资料。
订单环境资料包括:(1)订单物料的供应商信息(2)订单比例信息(3)最小包装信息(4)订单周期
制作订单计划说明书:即准备好订单计划所需的资料。
主要内容包括:(1)订单计划说明书,包括物料名称、需求数量、到货日期等。(2)附件,内容有市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。
采购订单的制订步骤二:评估订单需求
评估订单需求是采购计划中非常重要的一个环节,只有准确地评估订单需求,才能为计算订单容量提供参考依据以便制订出好的订单计划。评估过程如下:
订单计划说明书
分析市场需求
分析生产需求
确定订单需求
订单需求
始
终
评估订单需求