文档介绍：费用管理制度
颁发部门
财务中心
分发部门
总部各部门、各海外分公司
文件编码
原文件编码:无
编写人
审核人
批准人
日期
2013年12月30日
日期
2013年12 月30 日
日期
2013年 12 月31 日
目的
明确费用管控、审批、报销、核算事项,加强费用管理,杜绝不合理开支。
适用范围
总部各部门、各海外分公司
核心条款
费用管控
采用预算管理、授权审批管理、限额管理、归口管理相结合的管控办法,严格控制各项费用,杜绝不合理开支。
预算管理:通过费用预算的编制、审批、执行、检查和考核,来实现费用管控。
授权审批管理:所有的费用在预算管理的同时,实行授权审批管理,一切费用必须经授权审批人审批同意后支付,严禁未经授权或超授权审批支付。OA是海外分公司费用审批平台,费用只有在OA审批通过后,财务方能报销支付。
限额管理:费用开支在预算管理、授权审批管理的前提下,应在公司规定的标准额度范围内控制使用,如差旅费用、手机话费、员工活动费、生活津贴、高温津贴等。
归口管理
审批归口:分公司所有费用支出,无论金额大小,均需要分公司总经理审批。根据分线管理的原则,对于超出分公司授权业务和授权金额的事项,还需报总部各职能中心总监审批。
管理归口:根据部门职责,对部分费用项目进行归口管理,如员工培训费归口到培训部、办公用品费用归口到行政部,详见“附件1-费用归口管理对照表”。
报销归口:当事人的费用回到其编制所在公司报销,不得在非编制所在公司报销费用(如出差地公司)。
顶岗人员因履行顶岗职务而发生的费用,可以在顶岗分公司报销。对于由公司垫付的费用(如机票、签证费用、代购物品),则先在垫付公司入账,再转入承担费用公司入账。
费用审批
费用审批原则
分级审批原则:公司根据财务开支事项的性质、金额设置审批级次,审批人在各自权限内的审批为有效审批。
先职能后财务原则:财务开支事项按“先职能审批,后财务审核”的原则执行,其一般流程是:
严禁拆分原则:属于同一事项的费用,应按照单笔费用报销,严禁拆分“化整为零”,规避已设置好的分级审批权限。
费用发生人与审批人分离原则:费用发生人与审批人不能为同一人,即自己无权审批自己经手的支出、必须由其直接上级审批。费用发生人与费用报销人通常应是同一人,严禁费用发生人委托他人填写报销单据,并由自己审批,规避费用发生人与审批人分离原则。
实名审批原则:审批、审核签名必须是相关人员的亲笔手写签名或OA审批,不得以印章代替。
共同审批原则:费用发生部门与费用承担部门不一致或一笔费用需要两个及两个以上部门共同承担的,费用发生部门报销费用时,需由费用承担部门共同审批,并在OA报告或报销单据上清晰写明费用承担金额或比例。
分公司费用的分线审批流程
对于营销线:报销人è分公司营销线负责人è分公司MDè分公司财务经理
对于财务线:报销人è分公司财务经理è分公司MD
对于清关线:报销人è分公司清关经理è分公司MDè分公司财务经理
对于仓储线:报销人è分公司仓库经理è分公司MDè分公司财务经理
对于人事行政线:报销人è分公司MDè分公司财务经理
分公司财务开支事项的审批流程分为两级:分公司授权事项和授权金额内的审批流程、超出分公司授权事项或授权金额的审批流程。