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IT 采购人员如何看紧荷包

作者: Andrew Appel, Wayne Pietraszek, Amit Dhadwal
来源:《麦肯锡高层管理论丛》

IT 采购必须视之为一项技能,而非完成交易的单纯行为

各企业的 IT 采购人员终于得以一吐长久以来的怨气,享受科技业者在业绩停滞两年后,随
着景气复苏的曙光乍现,为争取营收而祭出的打折优惠。许多经理人不禁为取得这场和科技
厂商之间价格战的初步胜利,特别是硬件采购的降价幅度而沾沾自喜。

但是,例如软件、通讯服务还有硬设备等 IT 产品的价格,对某些公司来说可能还是过高。
目前买方赢得的胜利不过是冰山一角;许多公司事实上有机会取得更好的交易条件,特别是
一段时间后将增加技术合约成本的条款。此外,许多公司因对本身需求的了解不够精确,仍
持续采购并不真正需要的 IT 产品,自然让厂商有机可趁,多赚一笔落袋。

这股潮流若能逆转,可望为买方企业省下一大笔钱。1990 年代,科技在企业经营扮演的角色
愈形重要,各公司的 IT 花费也节节升高;到了 2001 年,IT 支出已占企业营业成本的 %。
尽管过去一年半来,许多产业的业绩有所成长,但成本占的比重依然相当可观。在 IT 支出
总额中,采购 IT 产品通常占 50%左右──特别是如果将雇用系统整合商和其它服务供货商协
助安装系统的成本计算进去的话,这个比例甚至高达 70%(见图一)。根据图一来自 Gartner
的数据,购买 IT 产品和服务的花费总额称为 IT 支出,平均占某公司营业成本的 6%,金融和
电信业的比例则又更高一些。
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若公司能更严谨地管理 IT 产品的采购数量、议价方式和采购作法,现有的 IT 支出金额可削
减 10-20%(见图二)。但是,要自厂商身上榨出这些钱,企业必须视 IT 采购为一项技能,而
非完成交易的单纯行为。许多大型企业已发展出极为成熟的技能,得以自直接产品供货商获
得最大利益,如今,同样的纪律可套用于 IT 的采购和管理方式。
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我们针对许多产业 IT 采购作法的良窳进行分析,认为公司必须以双管齐下的方式建立一流
的 IT 采购技能。首先,必须趁着买方市场逐渐进入尾声的机会,挑选几家适合的厂商重新
交涉现有合约,要求进一步的降价空间,争取更有利的条款。在进行艰难的议约工作前,IT
部门及其支持的业务单位必须通力合作,厘清公司真正的需求何在、该向哪家厂商采购,以
及预期最好的结果是什幺。

然而,如果认为重新议约不过是一次性的工作,那幺目前的收获很可能转眼就落入厂商的口
袋。双管齐下建立 IT 采购技能的方式之一,在于具备长远的眼光。作业流程、组织架构和
支持系统必须齐备,才能确保接下来各类 IT 采购都能以最优惠的条件买到最需要的产品。

技术采购的复杂环境
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随着技术在企业营运扮演日益重要的角色,