文档介绍：客户投诉处理管理规程
一、目的/Purpose:规范客户投诉处理的管理,保证客户提出的意见能够得到及时妥善解决,防止多发性的客户投诉产生,并将客户投诉视为获取产品质量信息或了解产品潜在质量问题的手段。
二、适用范围/ Scope:本规程适用于本公司销售至市场的产品投诉处理的管理。
三、职责/ Responsibility:
1. QA经理负责组织各个部门对投诉事件的调查处理及产品质量问题的回复。
2. 营销公司负责直接与客户进行沟通及销售业务问题的回复。
3. 其它相关部门对与产品质量有关的投诉进行调查和处理。
四、定义/Definition:
1. 投诉:客户提出的对任何已销售至市场的本公司产品有关安全性、有效性和质量(包括稳定性、产品性能、均一性)、服务或产品性能不满的书面的、电子的或口头的信息都视为投诉。
五、正文/ Main body:
1. 投诉的分类
. 按照严重程度分类,即按照产品缺陷或不良反应可能对客户以及公司本身造成的危害程度,可以将客户投诉分为以下三类。
. 严重投诉:指产品缺陷可能危及生命或可能严重威胁患者健康的投诉,例错误的产品(标签与内容物不符)、有严重后果的的化学污染或活性成份错误、不同容器内产品混淆及假药等。
. 重要投诉:指产品缺陷不影响其作用效果但不符合相关质量标准、对企业形象带来负面的影响或从长远的观点来看会影响产品销售的投诉,例外观不符合要求、标签错误(如文字、批号或有效期错误或缺失)、包装破裂及劣药等。
. 轻微投诉:指产品缺陷不影响产品质量、安全性、有效性,且符合质量标准的投诉,例产品改换包装后的误解、外包装的轻微破损、原包装数量短缺等。
. 按照紧迫程度分类,即按照客户要求答复的紧迫程度,可将客户投诉分为以下二类。
. 紧急投诉,客户要求立即或尽快答复的投诉;
. 非紧急投诉,客户未要求答复时间,但要求给予答复的投诉。
2. 同时接到几个客户投诉时,按严重程度依次处理的顺序为严重投诉、重要投诉、轻微投诉;按
紧迫程度依次处理的顺序紧急投诉、非紧急投诉。
3. 投诉处理程序
. 投诉处理流程图
投诉事件成立
客户投诉
根本原因调查和影响评估
索关取信相息
投诉信息接收
质量保证部接收、复核
是
否
是否充分
答复客户
制定CAPA
否
否
客户满意
批准CAPA
是
是
执行CAPA
确认投诉事件不成立
否
答复客户
评估CAPA有效性
是
资料归档
关闭投诉
. 投诉信息的接收
. 任何部门或人员接到客户投诉时,及时填写《客户投诉登记表》。若客户当面投诉时,让其签名确认,以避免沟通中的误解或信息不正确。客户投诉的原始资料需进行留档
. 各部门接收到投诉信息后,在一个工作日之内将投诉信息转交给质量保证部。由质量保证部尽快向客户提供初步反馈,包括确认收到投诉信息、信息的完整性及是否需要补充投诉信息(尽可能索取照片、图谱或其他检验数据)、调查预计时间等(到达预计时间时,必须给客户答复或与其沟通)。紧急投诉和严重投诉需在三个工作日内答复,其他投诉需在七个工作日内答复。
. 信息的收集和分类
. 质量保证部收