文档介绍：文件管理制度
受控状态:
编号:
MG/QS01-20160919
版本号/修订次:A/0
编制: 时间:20160919
审核: 时间:
批准: 时间:
变更记录:
变更原因:
1 目的
为加强公司文件的标准化管理,完善公司的质量管理制度,便于文件的识别、追溯和控制,规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转。
2 范围
适用于本公司质量管理体系要求的文件与外来文件、资料识别,以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。
3 责任
质量负责人本企业各项质量管理文件的起草、修订、审核、分发、保管,以及收集意见对各文件的修改、撤销、替换、销毁。
各部门负责人负责本部门管理制度文件的具体执行,在评审意见分歧较大时,通过传阅或会审提供意见和建议。
总经理负责对本制度的批准与废除、并督促各部门对本制度的实施。
4文件格式与结构
文件编号格式
×× / ×× ×× —××××
编制日期(收集或发文日期)
顺序号(或该部门员工编号)
分类号(或分发部门编号)
企业代号(MG)
企业代号
杭州妙洁日化科技有限公司缩写:MG。
分类号
代表此文件在该系列文件中的种类。
质量体系文件编号
QM 质量手册( Quality manual)
QP 程序文件(Quality program file)
QR 质量记录(Quality record)
QS管理制度(Quality control system)
SOP 标准操作程序(Standard Operating Procedure)
QI 检测作业指导书(Inspection work instruction)
QO其它(Others)
外来文件编号
FG 法律法规(生产规范)
GB 国家标准
JS 技术资料(如工艺配方资料)
QT 顾客和供方等相关方文件(如供方检测)
顺序号
代表此文件在该种类文件中的编号;
外来包括文件法律法规和收集的文件,法律法规的编号则不改变其原有的编号或其他按收集先后顺序的编号。
编制日期(收集日期)
即表示该文件的编制日期。
外来文件收集日期。
如:MG/GB9001-2008-20160922代表国标GB9001-2008于2016年09月22日收集。
5文件的制定编号及修订
文件的制定标准与装订
标准文件统一用A4纸打印或复制,标题采用宋体三号加黑居表格中,正文一号标题采用宋体五号加黑字体,正文采用宋体五号,数字与符号采用新罗马字体,,于左侧活页装订。
质量管理体系文件的文件编号一经启用,不得随意变动;每个文件的编号均有专一性,在其生效期内不变,在其作废后也不得被其它文件再次启用。
文件的修订与换版
体系文件再版(修订)之前允许进行手写修改,但须经总经理批准。具体修改按填写《质量管理文件更改申请单》,由制定人执行修改,非受控文本不负责修改。文件新订或换版后,需新增的文件编号,纳入质量管理体系的文件,必须依据本制度进行统一编码。
6 文件的受控级别
公司文件的受控级别分为:保密、受控与普通;保密文件需加盖保密公章,受控文件需加盖受控公章。