文档介绍：公司通讯管理制度*公司通讯管理制度[1/3]第一条:为了提高公司的经营管理,节约成本费用,加强对公司各种通讯工具的管理,特制订本制度。第二条:本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。第三条:公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务,公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。第四条:电话总机的管理电话总机由行政部的前台人员负责值守,所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下:接听外线电话时,应说“您好!迎海集团,请问您找哪位?”;当对方告诉分机号码时,应说“请稍等!”;如果分机占线时,应说“对不起,电话占线,请您稍后再打过来”前台人员接听内线电话时,应说“您好,前台”。第五条:电话分机的管理公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况,为每一位员工提供一部电话分机。员工应电话分机铃响三声内接听,接听业务电话应简洁明了,接听电话时应使用统一礼貌用语“您好,XXX(员工姓名)”。讲电话时声音不可太大,以免影响他人。电话分机一般不开通长途直拨功能,总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的,须提出书面报告,经部门经理初审、主管领导审核后,报公司总裁批准后方可开通。对已开通长途直拨功能的电话分机,由员工个人负责长途功能的使用管理。不得借予他人拨打长途电话,一经发现,除由其个人赔偿所发生的长途话费外,还可视情况严重,停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。员工因临时工作需要打长途电话的,须填制《长途电话申请单》,经部门经理初审核,主管领导审批后,递交呼丁政部经理签字后到前台挂拨,或由前台拨通后接入员工的分机上。拨打长途电话时,必须使用ip特服号(如17909、17951),以节约费用。禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话,应长话短说,以免造成电话线路的繁忙,时间不得超过三分钟。严禁员工利用公司电话(包括分机和直线电话)进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。未经公司或电话所有人的同意,拨打长途电话。一经发现,除由其个人赔偿所发生的长途话费外,还可视情况严重,给予记过以上的处分,直至开除。电话己开通长途直拨功能的员工一经离职,行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能关闭,同时做好登记。第六条:直线电话的管理总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理,可以根据工作需要,申请配置一部直线电话,如需要开通国内长途功能的,应一并提出申请。申请配备直线电话,一律报集团董事长批准。第七条:传真的管理公司传真机由前台负责管理,收发传真时应由前台人员负责操作。前台人员发送传真完毕后,应检查是否有文件遗漏在传真机旁;传真接收完毕后,应立即将传真文件交给收件人。员工因为工作需要而发送传真的,应填制《传真申请单》,经部门经理对传真内容进行初步审核,并报主管领导审批。主管领导审批后应将《传真申请单》递交行政部经理签字,再由前台人员操作发送。对发送保密性高的文件,可由前台人员进行指导,由员工个人亲自发送,并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送,以免册密。对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人,可以申请配置专用的传真机。员工不得利用公司传真机收发私人资料、