文档介绍：国家秘书考试(三级)复****资料——办公室环境管理
:开放式办公室的优点:易于沟通,便于交流;缺点:房间易有噪音,如说话声,打电话等影响他人;封闭式办公室的优点:易于保证工作的机密性。 、网格式办公室。
、网格式办公室。
:主要是第二点和第六点其中,第二点可能考选择题;第六点在录像中可能出现
,秘书要填写《事故情况记录表》;如果事故中有人受伤,则涉及到的每个人都要填写一张《工伤情况报告表》,里面的主要信息要有:完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。
:改进日常办公事务工作流程的方案。
答:改进日常办公事务工作流程的基本思路是:合并和精简。认识到存在的问题后,提出如下改进建议。书上第356页的表格,把大标题写上,然后在自己添写一些话,是句子完整通顺。然后再答第357页注意事项中:(1)流程应由职权明确的专人来负责(2)要考虑客户的需要,与其他流程以及客户需求适当结合(3)流程本身要有不断改善的空间和弹性。
:文稿审定的步骤:(1)文秘人员打印文件,首先应浏览一遍文稿。(2)校对人员应认真校对。(3)章监管员用印前,对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。
:文稿审核的内涵:法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核。
:(1)价格和费用,如批量购买,节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商,但注意一定不要处理的产品(2)质量和交货(3)服务和位置(4)安全和可靠性要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致。
:作为秘书,你如何做到对办公用品的控制和监督?
答:第一:要做好库存控制,就要确定好库存卡,既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量的定义,最小库存量,再订货量:
第二:加强对办公设备和耗材的库存管理和监督,要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。进货卡即记录所有接收信息;出货卡即是申请领用单,记录发放物品的数量;库存卡是每一次计算物品的库存余额,该余额代表库存物品的实际数量。
第三:最后①检查库存物品申请表和库存卡,从而了解各部门和某个人使用物品的情况②定期检查库存记录卡,了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量③检查实际库存,将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较,看是否有出入,其目的是防止浪费和被盗。
:租用或租借合同无法提前终止,否则可能是昂贵的。
,①由购买货物的人填写《购买申请表》,经部门领导批准后交给采购人员。并复制一份给会计部门。②采购人员要根据收到的货物填写入库单,货物入库,库房人员要签字表示货物进库③会计部门收到发票后,对照交货单、入库单和订购单,要做到三单一致,经财务主管签字,支付款额或支票。
。并指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人。
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。制定承办周期的内容和期限要考虑:(1)时间期限(2)确定多长的时间期限做标准适宜,包括能体现组织的形象。
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三级秘书考前复****重点:第一章第一节会前筹备
一、会议方案的拟订(一)会议筹备方案的概述::会议筹备方案包括如下几个组成部分:(1)确定会议的主题与议题。(2)确定会议的名称。(3)确定会议和议程。(4)确定会议的时间性和地点。(5
一 、会议方案的拟订
(一)会议筹备方案的概述::会议筹备方案包括如下几个组成部分:(1)确定会议的主题与议题。(2)确定会议的名称。(3)确定会议和议程。(4)确定会议的时间性和地点。(5)确定会议所需设备和工具,要满足会议的需要(6)确定会议文件的范围,并做好文件的印制或复制工作。(7)确定会议与会代表的组成。(8)确定会议经费预算。(9)确定会议住宿和餐饮安排。(10)确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
:(1)确保会议的周密组织(2)确保会议服务质量和沟通协调到位;(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行
(1)电话会议交流信息的特点
1)电话会议:①方便灵活,准备时间短,回复迅速。②缺少身体语言,难以进行互动交流;缺少文本,难以传递大量细节信息。
③为了提高电话会议的效率,增进信息与交流,可搭配使