文档介绍：档案管理工作规范第一章总则第一条为加强政府采购档案的管理,有效保护和利用政府采购档案资源,根据中华人民共和国《档案法》、《政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部第18号令)的有关规定,结合我中心工作要求,制定本规范。第二条 政府采购档案分采购业务档案(下称采购档案)和综合档案。本规范中的政府采购档案是指采购业务档案。第二章 档案的整理与审核第三条 政府采购项目的每项采购活动、每个过程都应形成文字记录,所有的记录都应归入政府采购档案管理,以保证档案资料的真实性、完整性和有效性。第四条 在政府采购活动中形成的图纸、图表、音像等其他载体的记录也须作为采购档案的一部分归档。第五条 归档的文件资料必须是本项目的合法有效文件,并且原则上都应为原件,如为复印件应注明原件存放处。第六条 对于暂时缺少的文件资料,归档时要填写《采购档案备考表》,并及时补齐。如有遗失或无法补齐的采购档案,应书面说明原因并及时报告中心主任。第七条 项目负责人应于项目合同签订返还后3个工作日内将采购项目的文件资料整理移交给内审室审核;内审室应在收到文件资料后5个工作日内将审核完成的文件资料返还给项目负责人。第三章 档案的移交和接收第十条 项目负责人应在2个工作日内将内审室审核通过的档案移交档案接收人,档案接收人应按照“政府采购档案目录表”进行核对。对于符合要求的采购档案,档案管理人员要签收确认。第十一条 采购档案应统一编号,并及时进行登记。第十二条 档案管理人员要及时核查已接受但暂不完整的采购档案,原则上每星期进行一次,月终再检查一次,并填制“月度采购档案归档登记表”(附后),注明完整归档项目和未完整归档项目。第四章 档案的管理第十三条 档案整理时要顺页、朝左、顶齐,页面小于16开张的要用A4纸复印并将原件粘贴在复印件上。第十四条 已完成的采购档案必须按照档案文件目录顺序进行整理,目录名称、文件页数以及备注都要填写清楚。同一采购任务(项目)单编号而有多个合同的采购档案应当存放在一起。对于因验收时间较长,且未完成验收的项目的采购档案,除按已完成的采购档案要求整理外,还应做好标识,分别用铁夹夹好后放入档案袋中,待采购过程全部完成,采购文件资料齐全后再按规定要求整理。采购档案需要追加时,由项目负责人整理相应文件资料,说明追加原因及有关项目信息,向档案管理人员移交项目资料。档案管理人员审核无误后,归入原档案目录统一管理。第十五条对所有装订好的档案须登记造册,按采购编号顺序(综合档案按年度编号)统一编制档案登记号。档案管理人员应制作档案清册,列明所管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限等。档案清册应作永久保管。第十六条存档的档案,应按档案登记号顺序放入指定的档案柜中,摆放整齐,目录清楚。第十七条 档案管理人员负责档案的妥善保管,应保证贮存场所的清洁、卫生、整齐、通风。严禁吸烟、烤火和存放易燃易爆品,要有防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等设施。第十八条 档案管理人员应于每月上旬查看采购档案有无受潮、虫蛀、破损等现象。综合部负责人应每半年查看档案的归档、保管情况,并将检查情况记录备案,重要情况应及时向主任报告。第十九条 采购档案的保管期限为从采购结束之日起至少保管15年。第五章 档案的查阅第二十条 本中心工作人员(以下称借阅人)借阅档案须经档案管理人员同意,非本中心人员仅