文档介绍：项目工程设计档案管理制度
1 目的
为加强档案管理,保存好工程设计全过程的档案资料,根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定,结合本公司实际情况,特制订本规定。
2 适用范围
本规定适用于本公司的所有项目工程设计的文件和资料的归档。
3 职责
办公室负责归口管理档案资料工作,具体由档案资料管理人员实施。
项目负责人负责将与本工程有关的需归档的资料归档。
4 管理内容与要求
工程设计归档内容与要求
工程设计的文件、资料和记录应及时按照规定收集、整理和归档。
工程设计档案按设计阶段归档,设计阶段一般可分为规划、方案设计、初步设计和施工图设计。
工程设计在规划、方案设计阶段完成后,下述文件必须归档:
a) 主管部门的批准文件;
b) 设计任务书或招标书、中标通知书;
c) 规划部门批准的用地范围(用地许可证)及红线图;
d) 规划/方案设计产品文件;
e) 项目管理体系中有归档要求的项目记录;
f) 其他有关文件。
工程设计在初步设计阶段完成后,下述文件必须归档:
主管部门的方案批准文件;
公司对方案的修改意见;
初步设计审批意见书;
初步设计产品文件;
概算文件;
项目管理体系中有归档要求的项目记录;
其他有关文件。
,下述文件必须归档:
主管部门的初步设计批准文件;
规划、抗震、消防、环保、交通、卫生、供电、环卫、水、燃气、电话、人防等部门的审核单;
地质勘察报告;
施工图设计产品文件;
预算文件(如合同中包含预算内容时);
项目管理体系中有归档要求的项目记录;
其他有关文件。
归档文件必须完整,字迹清晰;不得使用铅笔、圆珠笔等字迹不牢固的书写工具书写,亦不得使用涂改液;各级责任者应签署齐全。
工程设计归档程序
工程完成后二个月内,设计项目负责人应将归档的文件资料及时收集齐全,图形文件需分专业及子项刻成光盘,并填写《设计文件归档目录单》(格式见附录A、B、C)后交档案资料管理人员存档。
档案资料管理人员接到档案材料时,应清点检查档案材料的完整性,查证后在设计文件归档目录单上签字确认。如有不符合归档要求的归档文件,应要求有关人员限期改正,改正后才能归档。
档案资料管理人员在收到归档的文件后一个月内,应对工程设计图纸和文字材料进行分类整理编目,编制档号,装订成册,登录入库。
不符合归档要求的工程项目,由档案资料管理人员通知总师室和经营管理科,该工程项目按未完成处理。
设计文件归档后,在施工过程中发生设计更改时,所形成的有关文件均应及时补充归档。
工程设计档案保存期限
根据工程设计档案文件保存的不同需要,工程设计档案文件的保存期限分为永久保存、长期保存。其中长期保存期为15~50年。
工程设计档案文件的保存期限按下表执行:
序
归档文件
保存期限
1
项目批准文件
长期
2
设计合同或设计任务委托书
永久
3
规划部门批准的用地范围和红线图
长期
4
方案设计审批意见
长期
5
初步设计批复文件
长期
6
消防、环保、交通、供