文档介绍：密级:普通费用管理制度宏三财[2008]1号一、制定目的为了规范公司各项费用开支的管理,合理控制费用支出,提高公司经济效益,特制订本规定。二、适用范围宏图三胞总部、各区域、各分公司、各门店。三、适用人员涉及费用的发生、报销、预算控制等相关事项的审批人、审核人、稽核人、请款人及其他人员。四、定义和术语(一)费用指公司在组织采购、销售等业务活动中所发生的各项开支。(二)费用预算费用预算指对未来一段期间所要发生的费用的估算。(三)订单管理1、对于框架合同,在具体实施合同规定的事项前,必须向供应方下订单,明确具体实施要求。一次性合同等同于订单,在实施前不必另下订单。2、费用类合同、订单必须经财务部门进行预算额度审核,超预算额度或无预算额度的,应办理追加或调整预算额度并经过审批,否则财务部门不予审核盖章,相关职能部门也不得先行实施该费用事项。3、财务部门对费用类合同、订单应登记台账,跟踪合同、订单的执行、报销情况。4、订单格式见附件2《商品采购订单》、附件3《广告发布/制作订单》。五、费用管理原则(一)预算管理原则公司所有期间费用(不含其他业务支出及营业外支出)均实行预算管理,按照事先编制的费用预算进行控制。具体费用预算的编制、调整、执行、分析等方面的管理规定详见宏三财[2008]2号《费用预算管理实施细则》。预算审批流程详见《宏图三胞财务审批授权表》。(二)过程控制原则1、各预算职能部门在开支费用前,必须在预算额度范围内进行,若无预算或预算已用完,但确实需要开支费用的,必须办理追加、调整预算的手续,获得批准后方可开支。2、财务部门对各项费用,依据不同性质、类型的费用采取不同的控制方法。(1)合同、订单控制:对于市场费用、行政费用、装修费用等应签订合同、订单,财务部门在对合同、订单盖章前就对该事项进行预算额度审核。并对合同、订单建立台账,登记合同、订单的执行、报销情况。(2)费用台账控制:财务部门建立费用台账,由费用审核岗对报销的费用分项目进行登记,并扣减预算。六、费用报销的管理(一)费用报销办理流程1、单据填制:费用报销经办人在OA系统中填写电子费用报销单,将相关附件粘贴于附件粘贴单上,并注明费用项目、部门、姓名、报销金额、电子单据编号等信息。2、费用审核岗审核:报销经办人将相关单据送交财务部门费用审核岗审核。费用审核岗审核报销单据的合法性、合规性,登记费用台账,扣减预算,同时留存报销原始单据。若超预算则退回暂不予报销。3、部门审核:费用审核岗将审核完毕的OA电子费用报销单据流转至费用报销经办人的部门领导进行审核,审核人在OA系统中进行审核确认。4、费用审批:部门审核人审核后,电子费用报销单据流转到费用发生部门所在层级的分管领导进行审批。5、财务稽核:费用发生部门分管领导审批后,电子费用报销单据流转至财务部门负责人进行稽核。6、报销付款:由出纳岗按照已完成审批、稽核的费用报销单据进行付款,在OA系统中进行确认,并对已付款的单据及其附件加盖付讫章核销。7、相关流程详见:《宏图三胞财务事项审批权限表》和工资、奖金、福利、提成、财务专项、投诉等其他预算内费用支出审批工作流程;流程编号:HSBP-财-006~012-ABC(二)财务审核内容1、是否符合公司财务规定。2、是否在预算额度内。(三)费用报销的要求1、各项费用必须取得合理、合法、真实的原始有效凭证,确实无法取得正式发票的费用支出,应由经办人说明原因,附书面说明,并由分管财务的副总裁签字,报财务部备案后,方可用相同金额的其它正规发票按制度报销。公司严禁无票报销。2、原始凭证不得涂抹、刮擦,内容和项目必须齐全。3、原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字,手续必须完备。4、各项费用报销严禁分拆,属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销。5、各项费用支出必须符合公司的财务制度,不符合规定的应予以退回,不予报销,如当事人有不同意见,由当事人上报请示其分管领导。6、报销时弄虚作假、虚报冒领者,除必须退回所报销金额外,还要处以所报销金额5倍的罚款。情节严重的公司将给予包括除名在内的其他行政处分。七、主要费用项目的管理(一)办公费用的管理1、行政物资管理(1)各区域、各分公司购买办公用品时,有统一制作的办公用品(如:有“宏图三胞”牌子的本子、包、服装等)不得自行购买,需向总部以制作价格统一购买。(2)对外采购行政物资采取订单管理的方式进行预算控制。a、日常办公用品:行政部门应通过招标确定供应商,并与其签订年度框架合同。每次(月)采购时,由行政部门有关人员在预算额度内填制订单,经过审批后实施采购。b、零星采购:没有框架合同的临时性采购要提前申请,有质量风险和售后问题的,应签定一次性合同,一次性合同视同订单管理;如遇对方无法签定合同的,行政部门应严格货比三家并提供询价信息表,确定采购数