文档介绍：档案管理工作规范
万达商业管理有限公司
二O一O年八月
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第一节总则
档案,是指商管系统所属公司经营过程中形成的各种不同形式的记录。
档案为公司资产,任何人不得据为己有。
公司全体员工要树立档案意识。对规定应当立卷归档的文件材料,必须按期向档案管理人员移交,集中管理,任何人不得拒绝归档。
商管系统内档案实行集中与分级管理相结合的管理模式。
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第二节管理机构与职责
商管总部行政部为商管系统档案主管部门,各公司行政人事部为本公司档案主管部门。
商管总部行政部履行下列职责:
负责商管总部归档范围内的档案的收集、整理、保管工作;
组织档案鉴定及销毁工作;
负责检查指导商管总部各部门与各公司档案管理工作。
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第二节管理机构与职责
商管总部各部门应配备兼职档案管理员负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作,定期向行政部移交。
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第二节管理机构与职责
各公司行政人事部履行下列职责:
负责档案管理员聘用与管理;
负责本公司归档范围内的档案收集、整理、保管工作;
组织档案鉴定及销毁工作;
负责检查指导本公司各部门档案管理工作;
负责培训各部门档案管理员。
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第二节管理机构与职责
各公司分管行政人事工作领导是档案管理第一责任人,行政人事部经理主管档案管理工作,把档案工作列入工作计划和管理程序,纳入到各部门的职责范围和有关人员的岗位职责中。
各公司应在不增加原有编制的前提下在行政人事部设立专(兼)职档案管理员岗位。
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第二节管理机构与职责
各公司各部门应配备兼职档案管理员,在公司档案管理员的指导下,及时对部门的业务档案按管理要求完整归档。
公司档案管理员应保持相对稳定,须取得商管总部签发的《档案管理资格证书》,方可正式上岗。
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第二节管理机构与职责
每年1月15日前,各公司须将公司档案管理员资格向商管总部行政部备案一次。公司档案管理员不得随意变更,如变更,须逐级报至商管总部分管行政副总经理最终审批。
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第二节管理机构与职责
档案管理员岗位职责:
档案管理员应当忠于职守,遵守纪律,保守秘密,具备专业知识。
贯彻执行商管系统内档案管理制度,建立健全本部门(公司)档案工作实施细则。做好档案的接收、借阅登记手续。
熟悉本部门(公司)文件材料归档范围和保管期限,做好本部门(公司)文件材料的收集、整理和立卷归档工作,对部门(公司)文件材料的齐全、完整、准确负责。
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第二节管理机构与职责
档案管理员岗位职责:
负责对本部门(公司)各类电子文件进行整理、著录,建立本部门(公司)的电子文件档案库;随时做好电子文件备份工作。
根据本部门(公司)不同门类文件材料的特征,对立卷归档的纸质文件正确分类,合理组卷,件号编写准确,卷内目录和备考表填写清楚。
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