文档介绍：行政事务管理制度
一、印章管理
(一)印章的制发
需制发印章的部门必须是正式批准的合法机构。并且根据实际需要由办公室负责安排学院各党政机构印章规格,统一制作。
;按目前国家关于印章的规格统一办理。刻制印章必须在持有公安部门颁发的特种营业执照的刻字单位制作。印章刻制验收合格后,应进行登记,盖好印签。以备查看。
;印章的颁发、启用必须正式行文,指定专人接收印章严格履行登记、交接、收手续。办公室负责管理学院公章、钢印及各种专用印章和院长的工作用章。
(二)印章使用规定
:印章使用必须指定专人负责。印章保管人员接到印章进行登记,登记项目包括:印章名称、颁发机关、收到日期、收到枚数,并在登记本上加盖印章。所有印章均要加锁保管,下班后,学院印章还应放进保险柜,确保印章安全。非专管人员不得随便动用印章。
:对所有公文、毕业证件、证书、合同、报表等加盖公章、院长工作用章,须有相应批准手续。学生处集中办理毕业证时,须写出报告,对集中办理的毕业证书的规格编号数量进行说明,并经分管院长批准。合同书要有分管院长以上签字,需由法人签字的,要有院长签字。印章管理人员,对所要加盖印章的内容必须审阅、审慎把关、不徇私情、公正用印。原则上不开空白信函,注意维护公章的权威。用印要讲究仔细、正规,盖出的各种印章要保证位置恰当,图形清晰。
:由于机构变动,印章式样规格改变或其它原因造成印章停用时,管理人员要根据领导指示,认真负责地做好停用印章的善后工作。一般应将停用印章的单位、时间、原因登记清楚。停用印章统一由学院办公室移交档案室封存或根据国家规定销毁。
二、接待工作
(一)接待范围:一是接待上级或兄弟院单位领导来院检查、指导工作、交流经验等,二是同级或兄弟单位联系办理各项公务的人员,三是师生员工、学生家长的咨询和访问。对院内各部门业务对口单位的宾客,由相应的业务部门负责接待。
(二)接待要求:接待工作要主动、热情、周到、负责,一丝不苟。要执行政策,讲究原则。对不能解决的问题要耐心讲明原因、争取对方谅解。接待工作要为来宾提供方便。根据来宾的要求和学院的实际确定来宾住所,安排接送车辆,尽可能代购返程车票,及时与有关部门联系,安排活动日程。来宾接待坚持勤俭节约的原则,按学院有关规定办理,不铺张浪费。
(三)接待处理:对事关重大的事项涉及政策性的问题及紧急公务要随时向院领导汇报,及时请示,按领导的意见进行处理。对一般性的问题,属现行政策规定的范围之内的,或接待人员职责范围内的应直接处理,属有关部门处理的,应主动与有关部门联系转办处理,并负责催办。
三、信息管理
院办公室是全院信息传输的枢纽。强化信息管理,一方面要建立健全信息网络,配备专兼职信息管理人员,建立以办公室为中心的信息网络,成为学院管理中心;另一方面要严格信息管理制度。
(一)信息报送制度:各部门信息员要定期向办公室报送信息,信息内容要准确、及时。信息员应随时注意捕捉信息,对学院的重要决策、工作部署、颁发的重要文件等,都要及时反馈贯彻、执行情况。办公室信息管理人员,应围绕学院的中心工作,经常深入各部门了解情况,核实有关信息,掌握第一手信息资料,确保信息的真实性,科学性。
(二)信息综合处理制度:对采集和收到的各类信息资料,办公室要认真筛选