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联络——在建立初步联系方面所采取的作法,与其他国家不同。日本公司对希望建立贸易关系的来函可能不予回复,他们只有在掌握了更为详细的资料后,才能作出是否需要建立联系的决策。日本人十分重视面对面接触。对商业伙伴的登门拜访,一般要比通过信件接触更为有效。在日本,贸然打交道不太凑效。通过社会上的重要人物从中牵线搭桥,对建立商业渠道有极大的帮助。日本人交往时十分注重私人关系,而不像欧美人那样只注书面合同,最初的交易一般要有熟人介绍,一量建立了交易关系就要尽力维持下去。
,,,见面——日本人最初的商业和社会交往以客气和正规为特征。日本公司之间的首次接触往往在正式场合,而且是经理们出面,主要是为相互结识、相互摸底,看看是否有必要继续接触下去,同时也是为以后建立广泛的利益关系打好基础。随后再进行实质性接触,更多的细节性谈判常常由双方工作小组出面落实。日本商人与人接触,喜欢使用名片,并且在见面一开始就交换,使得相互介绍过程显得正式。通过名片有利于了解有关名方的身份及其在商界的地位,同时,名片还可作为有用的资料和今后交往的凭证。
,,,礼仪——尽管多数日本人与外国商人寒喧时握手,但日本人传统的致意方式是鞠躬行礼,这时如果外国人点头或微微鞠躬将受到欢迎。日本商人在商业关系中一般不使用姓。
,,,会谈——日本公司与外国公司举行会谈时往往雇用翻译,尽管许多日本人会讲英语,但是雇用好翻译可以避免双方误解。翻译要事先做好充分的准备,包括事先了解会谈背景,尤其是可能涉及到任何技术细节。
,,,谈判——日本公司的谈判方式亦比较独特。开始时的话题可能与主题毫不相关,谈判过程也过于缓慢,而且常常不回答外国公司提出的问题,这主要是因日本公司独有的组织及决策特征造成的。日本公司多数是集体领导制,因而初步的洽谈往往不可能得到迅速答复。谈判人代表的是一个集体,在内部达成一致之前,不可能作出正式承诺,因此外国商人应该耐心地参加较长时间的洽谈,不要指望在几天之内就能解决业务问题。虽然日本企业决策时间较长,但实施起来通常颇有成效。
,,,用语——在交谈中,日本人经常使用“Hai”,意思是“是的”,不了解其真正含义还会认为是赞成自己的廉洁,其实并非如此。“Hai”的通常意思是“是的,我明白你的话了”,而并不是说“是的,我同意“。因此遇到这种情况,最稳妥的办法就是设想日本人不是在作决定,而只是理解了你的话。日本人十分介意留面子和丢面子的观念,他们通常不直接了当地拒绝,而是使用委婉的语言避免出现冲突、难堪或尴尬的场面。日本非常倚重非语言交流,他们善于察颜观色,推测和捕捉动机的各种迹象。在提出一项双方都能接受的建议之前,他们往往更喜欢刺探和摸清双方的立场。
,,,签约方式——日本商人往往进行试