文档介绍：为保证实验室文件的完整、安全、保密,便于查找利用,增强资料的实用性和有效性,特制定本规定。第一章总则资料员,切实做好文件的收集、分类、整理、立卷、归档及印章的管理工作,保证文件资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件资料管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。资料员形成书面台账与电子台账,建立资料入档与借阅流程。第二章立卷归档的范围最先获取文件、资料的员工为第一责任人,有责任按照文件、资料的利用价值在获得质量负责人及技术负责人同意后,转交资料室保存。文件、资料范围包括但不限于以下资料:具有查考利用价值的原始记录、报告单、设备资料、图标、照片、联络单、电子文档、质量记录及与实验室经营建设活动有关的记录、会议纪要、各类评定、证件;实验室受控文件及非受控文件、任命、人事资料、总结发言材料、年度规划材料、经营计划、责任状、合同(协议、备忘录等具有债权、债务等明确权责的书面(双方签字或盖章)材料,以下统称合同)。资料分为机密资料与普通资料。机密资料包括但不限于以下资料:实验室受控文件、管理人员及各职能负责人人事资料、建设资料、管理规定、年度规划材料、经营计划、责任状等涉及不宜公开的经营信息(包含电子版)。第三章资料的移交归档资料的移交应由移交双方签写交接单,交接双方应对资料进行检查、清点、核对,并履行签字手续。各职能负责人形成或接收与本部室相关资料,收到七日内必须列明清单移交资料室备案归档,AS获取,并负责移交资料室;AS红头文件由质量负责人获取后移交至资料室。所归档资料要求均为正本或原件,若需归档复印件,则需书面说明,由实验室主任批示后进行存档。任何职能负责人和班组人员不得以任何理由拒绝归档。资料归档后若有更新,相应职能负责人要及时通知资料员及使用班组人员进行更新资料。各班组人员及各职能负责人必须严格遵守资料移交制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料。逾期归档给予10元/天处罚,造成损失的另行追究相关责任人责任。第四章资料的管理资料员分类建立资料台账,同时建立电子台账具备电子搜索功能,方便查找。资料分类存放、便于存取,整洁卫生、防火、防盗并定期检查,发现问题及时处理,确保资料资料的完整与安全。资料员要做到随时登记入账、随时归档。接待借阅时严格把关,确保资料的归档、借阅流畅、安全与保密。资料归档前,资料员对资料进行划分,加盖“受控”或“非受控”标志。按照相应要求进行存放与借阅。归档时,应将同一资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等附属文件立在一起,在同一案卷中归档,不得分开。每份资料在右上角标注资料号,多份资料合订一本,于封面明确案号起始,资料台账中明确目录与之相应。AS相关文件必须保证最少有两套,可以对外进行查阅,若只剩两套或者两套以下文件不能对外进行借阅、提取,只剩三套文件可以对外进行借阅,多于三套文件可以进行提取。资料员每月25号进行资料的统计核对,履行制度。第五章资料的借阅1原则上资料均可借阅、利用,借阅时间一般不超过七日。本着既能保守资料机密,又能发挥资料的利用价值的原则,资料借阅只面对实验室内部。机密资料一般不借出、不复制、不摄影。2普通资料的查阅,须登记并在资料室内进行。资料的借阅必须先经过资料员审核资料存档情况,符合借阅标准后借阅人填写《资料借阅单》。借阅本人或其它的资料,由质量负责人批准及资料员审批,借用人在资料登记本上登记后方可借出。如