文档介绍：一、、子公司以公司名义与外界来往之文书,由公司总部认识行政办公室统一管理,分、子公司之收发(即文书之收受及发送)由分、子公司人事行政部负责。、子公司与所在地外界来往的地区性文书,属其权限内的由该单位人事行政部或其指定部门为管理部门;超越其权限的,则上报总部处理。,经有关部门出稿后,一律呈人事行政办公室审核后上报审批,审批通过转印章管理部门加盖公章,并统一由总部或分、子公司所设人事行政部对外行文,并由人事行政部依发文单位、部门,依序列册建档,统一保管。、子公司与关系企业外机构之间的业务往来及业务沟通,可采用传真格式(备附第1页表单)或信笺来往,必要时可另行备附说明。二、内部行文范围(一)公司总部或下属单位对内行文类别:(文件格式备附第2页表单) 通告通常包含指令、通知和通报等形式:指令——用于发布要求下级部门办理或执行的事项。通知——用于发布公司规章制度、人事任免、传达上级的指示、转发政府和上级的公文。通报——用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要的情况。通告发布权限为: (1)公司总部各职能部门及分、子公司职能部门(人事行政部或总经理指定部门)可享有公司“通告”的起草权。(2)总部人事行政部及各分、子公司人事行政部为“通告”行文的签发部门;(3)凡有关公司的各项管理政策、财务、人事、行政、奖罚政策、营运政策、价格体系的发布文件,起草部门须事前填写《发文稿纸》(文件格式备附第3页表单),送达总部人事行政部,由人事行政部核稿后转呈总裁签批(总裁权限外通告发文)后下达行政办公室通告张贴、传达。(4)公司总裁为公司通告行文的最终核准人。所有已发布的“通告”文件,皆须由公司行政办公室做最终分类列册建档,并作为公司章程制度总法政策补充、变更的重要依据。(备附第4页表单)行政签呈为公司各部主管(或员工)与上级沟通、建议、请求指示、答复上级的询问、向上级汇报工作之行文文件。行政签呈使用规范及流程:(1)签呈使用时,必须自下而上,由隶属部门主管领导对申请人提出的内容作出意见,或补充证明材料、说明建议,并列出参考提议后,签名后上报,最后转总经理批示;(2)职能部门主管签批时,须站在公司立场以部门职能的职责提出意见,或往下提出要求,往上提出具体建议;(3)任何有关费用、金钱、物品等,原件皆必须列册建档于计划财务部;(4)任何有关人事原件皆必须列册建档于人事行政部;(5)任何有关合同、协议、行政后勤保障等原件皆必须列册建档于人事行政部;(6)签批并核准后由各部门自行列册建档于部门内备查;(7)签批职能部门主管出差或休假时,须由职务代理人填写并签名(注明“代”字)。(备附第5页表单)会议纪要为用于记载各式会议主要精神、议定事项、事项责任部门或责任人、完成时间等文件。对于内容重要的各项会议,会议主持人均须安排做好会议纪要,并报送总部人事行政部,总部人事行政部将根据具体情况及需要将有关会议纪要呈报公司总裁审阅。会议牵头部门或牵头人应对会议纪要自行予以编号并列册建档。总部人事行政部对各项会议精神的执行有监督、核查权。(备附第6页表单)传阅/会签函为公司内部各部门之间、无隶属关系的各部门之间的业务往来文件。传阅/会签函适用于公司发布新政策、新企划