文档介绍：应对电子档案创新档案管理近年来,世界各国信息化发展进入了快车道,我国的信息化应用也进入大发展阶段。新技术的应用为社会各行各业带来极大的便利,但与此同时产生的大量的电子文件,则为档案管理者带了很大的困扰,如何应对新的问题与挑战,需要档案管理者以更大的智慧和勇气,积极创新档案管理。一、电子档案产生的背景自从1946年,世界上第一台计算机诞生以来,信息技术的发展可谓日新月异。与此同时,电子文件的飞速发展与广泛普及已是大势所趋。人们普遍认为,纸张的发明与推广是人类记录历史上的第一次变革,当下,正在发生的电子文件代替纸质文件,则很容易被理解为人类记录历史上的第二次变革。而档案是什么?其本质就是原始生活的记录。尽管记录的载体发生了变化,但是本质却是同样的。那么,就出现了一个问题,这个问题给他的管理者带来了极大的困扰,即:发生了载体转变的巨量的电子档案如何有效管理? 二、电子档案管理的现状电子档案更难鉴定国家档案局在xx年7月28日颁布的《电子公文归档管理暂行办法》第二条称:“本办法所称的电子公文,是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。”那么,问题是,随着各行各业信息化技术的应用,例如不同办公管理软件的应用,由此产生了不同形式、不同规格,可谓各式各样的电子文件。如何在复杂多样的电子文件中鉴定出什么是可以作为档案归档的电子文件,仅仅依照上述《办法》显然是不能的。窃以为,首先,可以被称为电子档案的电子文件与可以被称为文书档案的文件是同样道理的,两者在本质上一致的。传统的纸质档案,大多是由文件归档形成的,即,具有长期保存价值的非现行文件。同理,并非所有的电子文件可以称作电子档案,而应当是具备了一定的保存价值和利用价值的电子文件,并且被归档。与传统纸质文件进化为文书档案不同的是,电子文件在转化为电子档案的过程中,还应当具备两个特性:一是必须为真实可靠的反应人们生活工作的原始记录,同时还要具备内容不能被轻易修改的特性,这就要求电子文件在转化为电子档案的过程中,电子文件的格式应当局限为PDF等不易被修改的格式;还有一个需要注意的是,电子档案必须具有长期可读性。因为,随着新技术的革新,或许经过一段时期,会发生因为人们读取信息设备的改变,而导致今天我们花费了大量人力物力所保存的电子档案出现无法顺利利用的囧态。“我国90年代举办的一次重大的国际体育比赛的电子文件目前已完全无法读取,20世纪80年代开展的一次重要的全国普查活动的99%的原始数据已经丢失,某市政府大批20世纪80年代生成的电子文件无法读取。正因为上述原因,电子文件在鉴定为电子档案的过程中比传统的纸质文件更加困难。电子档案管理失控通过了解,现今大部分的档案馆对凡是属于国家所有的、具有保存价值的实体档案都进行了归档、保存。但对于大量的电子文件产生的电子档案,却很少有档案部门将之列入工作议程。另外,各个电子档案产生单位没有相应的电子档案管理制度。正所谓,没有规矩,不成方圆。因为没有相关制度,各单位的电子档案要么没人管理,要么处于不科学、无序、混乱的管理状态,甚至于因为各种原因,导致大量珍贵的电子档案损毁、丢失而造成无法弥补的遗憾。可见电子档案管理已经失控。电子文件法律体系欠缺在许多国家,电子文件的证据效力已得到法律认可,而且法律强制政府机构和公司有效管理电子文