文档介绍：第一章总则第一条为规范文件管理,建立科学合理的文件管理体系,提高文件处理速度和发文质量,结合公司的实际情况,制订本办法。第二条文件管理内容主要包括:行业主管部门函、电、来文,相关单位函、电、来文,公司对外对内上报下发的各种文件、资料。第三条公司各类文件由办公室归口管理。其他部门负责与其业务有关的文件的管理。第二章收文管理第四条外来文件的签收一、凡来公司的公务文件(非私人文件)均由公司办公室秘书签收登记、拆封。在签收和拆封时,需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和信函邮票被撕应拒绝签收。二、公司外出人员开会或参加其他活动带回的文件,应及时送交办公室秘书保管。第五条文件登记办公室秘书收到文件后,必须进行分类并立即填写《收文登记本》的有关内容和《文件传阅单》(附件1)。第六条文件的阅批与分转一、所有正式文件、函、电、传真等均需由办公室主任根据文件内容和性质审签后,由办公室秘书分送公司领导或承办部门阅办。重要文件应先呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办,如涉及几个部门共同办理的文件,应同主办部门联系后再分转处理。二、为加速文件运转,秘书应在当天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外,如公司领导出差等情况)。第七条文件的传阅与催办一、阅读、传阅文件应抓紧时间,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。文件阅完后,应尽快交还办公室秘书。二、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。不得将文件压放分散,如需各查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档或周转。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。三、办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理并向办公室及时回复承办结果。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。第三章发文管理第八条发文的规定对外所有文件均以公司名称落款并加盖公司公章发文。发文一般由承办部门拟稿,办公室审核、统一编号,报公司领导签批后发文。第九条发文的种类与范围一、以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要、会议简报,一般须以公司正式红头文件印发。项目工作简报、公司工作简报以相应的格式印发。二、各部门发出的重要文件,也可以公司红头文件,但是使用部门文号。其编号规则如下:(一)办公室发文编号为:榆佳办字[YYYY]ZZZ号;(二)计划合约部发文编号为:榆佳计字[YYYY]ZZZ号;(三)工程管理部发文编号为:榆佳工字[YYYY]ZZZ号;(四)环境保障部发文编号为:榆佳环字[YYYY]ZZZ号;(五)财务部发文编号为:榆佳财字[YYYY]ZZZ号。三、各部门间、各部门对总监办、设计代表、中心试验室、监理单位、施工单位的批复、回复、通知、指示等,一般使用通用函件形式,不使用公司红头文件。(附件2)(一)工程类通用函件,按监理实施细则(监理计划)要求,由表格类别编号、工程界面编号(一期、二期等)、单位编号(部门、监理、施工单位等)及单