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规范会议纪要的几点建议
●张姣
随着世界经济、政治的全球化发展,大量事项”,从而模糊了其法定约束效力的范围与
会议涌现,随之会议纪要的数量也大幅增长。对象。《国家行政机关公文处理办法》除了对
但是,在会议纪要的写作中,一直存在着许多会议纪要作了不需要加盖印章的说明外,并没
不尽如人意之处,亟待规范和改进。有对其形式要件、使用方法、发布范围、作用
一
, 会议纪要使用现状效力等从法律、法规方面作出明确界定。这就
会议纪要作为国家行政机关的法定文种之使得各行政机关在运用会议纪要处理问题时难
一
, 被广泛运用于会务管理活动之中,较好地以把握,最终导致对会议纪要的使用“想当
发挥了传达会议议定事项和主要精神的作用。然”,以致引发“纠纷”后全然不知,甚至手
但是,由于缺乏对会议纪要形式要件的明确规足无措。
定,行政机关在制作会议纪要时具有较大的随第二,各行政机关公文写作与运用水平不
意性和主观性,由此引发了一系列法律问题和高,对会议纪要的规范制作与发布使用把握不
案件纠纷。比如海南省昌江黎族自治县与昌江准。在实践中,像“通知”这种界定得比较清
棋子湾琼昌旅游开发有限公司关于棋子湾旅游楚的文种,还经常发生“抄送领导个人”的低
项目问题所产生的纠纷、河南省开封市文盛房级错误,那么对于界定相对模糊的会议纪要的
地产开发有限公司状告河南省开封市人民防空不规范使用就不足为怪了。
办公室的事件,都是由于当地行政主管部门对第三,对会议纪要的认识比较粗浅和主
会议纪要使用不当造成的。会议纪要引发的纠观。会议纪要不同于会议记录的有言必录,它
纷急剧增长,给人们的生活与行政执法造成了是对会议议定事项的系统整理与记载,在很大
很大困扰。怎样解决该问题已成为目前很多机程度上体现了会议的主要精神:更重要的是,
关部门探讨的热点与难点。所有会议纪要都需经会议主持人审阅、签发,
.会议纪要使用不规范的原因重要的会议纪要还需得到与会者的认可。这无
第一,现有的法律、法规对会议纪要的法形之中体现了高层的意志,也给会议纪要注入
律性质界定不明。年月国务院办公厅印了权威性。因此,各级行政机关和行政管理相
发的《国家行政机关公文处理暂行办法》规对人都会忠实地贯彻和执行会议纪要所传达的
定:传达会议议定事项和主要精神,要求与会精神和会议所议定的事项,很少有人对会议纪
单位共同遵守、执行的要用“会议纪要”。这要的形式、内容、作用效力等作缜密的思考和
一规定表明会议纪要对与会单位具有一定的约深入的探讨。这其中的一个主要原因,就是缺
束执行效力。而年月:年月修订印乏对会议纪要的正确认识与全面把握。
发的《国家行政机关公文处理办法》则规定, 正是受上述因素的影响,在行政管理实践
“会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定中,以会议纪要为法律依据而开展的行政活动
二《秘书之友》年第期
才会在全国各地屡见不鲜。尤其是在政府机关中的不妥行为,切实提高对会议纪要的运用能
和组织,以会议纪要形式对外行文,并要求老力。
百姓遵照执行的情况更多。这就人为地、主观要规范会议纪要的制作和使用不仅要把握
地赋予了会议纪要以法定效力,从而超越了会其性质、作用、效力和使用方法,还应从法律
议纪要的职能,扰乱了正常的行政执