文档介绍：试析如何做好办公室工作
论文摘要:办公室是综合部门,又是枢纽机关,既要处理行政事务,又担负着协调督办等繁重工作,是单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心。
论文关键词:办公室工作重要性原则方法

无论在何种性质的企事业或公务机构中,办公室必不可少,它既是综合部门,又是服务机关,纵向要做好上情下达、承前启后,横向要做好协调督办、后勤服务,同时还负责文件流转、档案管理、会议安排、人事变动、业务接待、综合管理等到其他各项职能,是联系同一单位间各个部门的枢纽,也是与外单位沟通的重要操手,所以要求办公室工作人员要有高度的工作热情、敏感的政治嗅觉、较准确的预见、从容的作风。
一、充分认识到办公室工作的重要性
(一)办公室是联系领导层与职工的桥梁。办公室的一大职能就是文件处理,一份权威文件在正式下发后,未必人人都能正确掌握其内涵,人人都能领会其意义,这时办公室担负着调查与解释的功能。如一份绩效考核文件,因涉及经济利益非常敏感,在文件制订下发前,首先要进行调查研究,将各部门各层次人员集中到一起进行会议讨论,听取广泛意见,针对本单位实际,结合预见情况,保留精华,摒弃弊端,做出更实用的决定。文件下发后,难免有职工不理解有怨言,这时办公室人员应不急不燥,从公司整体出发,耐心解释,心平气和,同时还要学会换位思考,仔细倾听,以化解职工心中的疑惑。
(二)办公室是联系机关与基层的桥梁。机关之所以被称做“机关”,主要一个原因就是处在领导身边,从某种程度上相当于“上面”,那么基层似乎就相当于“下面”,如果上下长期不联系,那么必然会互不了解,机关不能了解基层动态,基层也不会了解机关所作的努力,机关变得高高在上,工作交流不顺畅。为了避免这一点,办公室这时要充分发挥“中转站”的功能,通过下乡、走访、慰问、办活动等到形式走出室内,主动与基层员工接触,了解基层员工的所做所想,同时还要将调查到的情况尽快如实地向领导层汇报,以便领导层做出正确判断,然后再将领导层的决定正式传达到基层,做到上情下达、下情上报。例如高温抗暑期间,迎峰度夏期间,一线员工相当辛苦,风霜雨雪,照样出勤,烈日炎炎,依旧出工。这时办公室可与其他有关部门一起开展慰问活动,夏送清凉冬送温暖,既体恤民情,又增添了员工的归属感。
(三)办公室是联系本单位与外单位的桥梁。每个单位都不是独立存在的,都需要与上下左右的各级单位搞好往来,这又是办公室的一个重要职责。办公室人员在接待中要不卑不亢,办事时公平公正,处理业务耐心细致,以良好的窗口形象树立威信,协调各方关系,促进工作开展。
二、办公室工作必须遵守的三大原则
(一)保密原则。保密性,也就是指内部信息不得外泄,既不得泄露给外单位,也不得泄露给不该知情的内部员工。办公室作为领导的综合办事机构,处在非常关键的位置,是重要的涉密部门,既要对本单位领导和上级保密部门负责,又要管理各职能部室和员工。办公室全体人员应该提高对保密工作的认识,做到三不:不问、不说、不讲。由办公室牵头,完善保密工作的组织机构,成立保密工作委员会,加强对保密工作的领导、管理和监督。制订保密规章制度,通过会议或文件形式,将规章制度宣读下发,让每一个办公室人员熟知保密常识,在日常工作中时时提醒自己。随着办公自动化和协同办公系统的运用,保密工作的要求更加严格,办公室人员要谨慎使用计算