写办公邮件的注意事项.doc

文档介绍：Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;,分析力,决定能力,影响力,逻辑思考力,(语法,用词,拼写),审美,,和性格特质芃比如Friendly,Responsible,Helpful,Generous,Demanding,,,事件进展跟进时,agreement的总结时,需要传达信息,给出通知时羆注意:当有些情况发生变化时应该立刻改变沟通工具,打电话,直接走过去谈话甚至召集会议莂比如当问题本身并不严重,但是双方气氛不够有好时,可以转换为相对轻松地沟通方式,municator,或者走过去面谈,这样可以有效体现诚恳并且改善气氛莈当问题无法得到有效解决,比如双方产生已经产生分歧,可能存在误解的时候,或者事情相对复杂,信息量大,有些因素不确定时,应该转变为互动的沟通方式,提高沟通效率,促进解决蒆必要时,可以通过邮件方式再次总结确认双方的agreement和decision肂袀第三部分格式上的常见问题***,比如大红,翠绿,亮黄色等膀不要在改变颜色的同时改变字体,比如加粗,下划线,,每段不应过长,不超过4行罿如果段落超过3个,并且每段内容仍有层次,应该用并列加标号分别列出螅芅第四部分结构上的常见问题:,不应发给公司外部人员,需要时应该分两份邮件分别发出袅当出现对部门内部人员的投诉时,不应抄送其它部门人员袃当出现需要对外部门人员投诉时,应采取问题逐步升级的方法,并注意用客观的方式沟通:对方平级=》给信息到对方经理,确认对方知道此事,或者升级到本部门经理,再由上级之间直接沟通解决袂邮件责任方出现多方时,应该分开邮件,不同时抄送公司内外部,,可以有效的体现重要程度及对对方的反应要求,,应尽量称呼对方名字,以免导致无人反应肇摘要膅当邮件内容有多个意图,或者信息量较大,应该用一句话说明为什么写邮件,帮助收件人从正确的角度开始阅读邮件,有利于充分理解邮件内容肅即便转发邮件,也应当简略作出总结,摘要,帮助收件人大致确定邮件信息,以确定是否需要详读螃正文肀-针对性芅根据对方的邮件的要点,需求作出回复,有时不一定要回答问题本身,而是回答对方的困惑膂对于对方的问题点,针对性的给出答复,可能需要从不同层次来回答,给出必要的证据,避免用夸张的角度,或用形容词的方式描述情况,比