文档介绍：天津市物业管理企业档案管理工作指导意见
为规范我市物业管理企业档案管理工作,提升物业管理行业基础建设的整体水平,根据《中华人民共和国档案法》、国务院《物业管理条例》、《天津市档案管理条例》和《天津市物业管理条例》的规定,现对我市物业管理企业档案管理工作提出如下指导意见:
一、适用范围
本市行政区域内从事物业管理服务活动的所有物业管理企业。
二、档案管理原则
物业管理企业档案管理工作应当坚持“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。
三、档案管理内容
根据我市物业管理企业的管理模式和实际情况,档案管理的归档内容划分为11个一级类目、67个二级类目(具体目录详见附件1),主要归档范围包括:
(一)党群管理工作形成的文件材料。如:党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料;党组织建设、党员管理和纪检监察工作文件材料等。
(二)行政管理工作形成的文件材料。如:企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料;企业章程、证照,企业领导(包括董事会、股东会、监事会和经理层)和内部机构构成、变更文件材料等。
(三)经营管理工作形成的文件材料。如:企业改革、经营战略决策文件材料;计划与统计工作文件材料;企业发展规划、各项发展计划文件材料;责任制管理文件材料等。
(四)物业管理工作形成的文件材料。如:各物业项目招投标文件材料;各物业项目验收文件材料;各专项业务管理有关文件材料等。
(五)基本建设工作形成的文件材料。如:可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料;基建项目的设计文件材料等。
(六)设备仪器管理形成的文件材料。如:购置设备、仪器的立项审批,购置合同;设备、仪器的开箱验收或接收文件材料等。
(七)会计档案。如:会计凭证(原始、记账、汇总);会计账簿;年度财务报告(决算)(包括文字分析)等。
(八)职工个人档案。
(九)特殊载体档案。如:声像类;实物类等。
(十)物业项目形成的文件材料。如:小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图(安装图)、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料;房屋管理与维修养护等文件材料;共用设施设备管理等文件材料。
(十一)其它应归档的文件材料。
四、档案工作标准
(一)企业档案管理部门、专(兼)职档案管理人员职责明确,并能够认真行使档案的管理、指导和监督职责。
(二)文件材料归档及时,归档范围准确,保管期限符合要求。
(三)制定企业档案分类方案,档案实体档号标识与分类方案一致。
(四)案卷整理规范,质量符合国家及档案行业标准要求,并编制检索工具。
(五)档案卷(盒)外观符合国家标准要求,尺寸、颜色、式样统一。
(六)根据企业档案管理需要设置档案室和配备必要的档案柜、架,利于档案的安全保管。涉密档案保管合理、安全。
(七)档案保管条件达到防火、防盗、防光、防有害气体、防潮湿、防虫、防高温、防尘等要求,并配备必要的档案保护设备设施,纸质档案要采用无酸卷盒存放。档案无霉变、褪色、虫蛀、鼠咬等现象。
(八)照片、录音(像)带、电子文件等特殊载体档案,要有符合保管要求的档案装具单独存放。
(九)档案上架排序符合国家和档案行业标准要求,做到排列有序、分类