文档介绍：对高校采购信息化流程管理三大系统协调发展的思考
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【摘要】文章通过分析目前高校采购流程管理中三大系统发展的现状及涉及的主要因素分解,探讨了借鉴ERP和CPC原理构建新的管理系统、实现采购流程中三大系统的进一步协调发展。
【关键词】高校采购;流程管理;信息化
随着高校快速发展,高校的教学仪器、实验用具等设备采购量变得越来越大,许多高校逐渐感受到原有的采购管理制度难以适应现有的采购工作,迫切希望采购流程的进一步科学化、规范化和专业化。采购流程管理涉及到电子采购、工程技术、人员调配,公平效益、监督管理等方面,其活动规模庞大、结构复杂、因素众多。对于寻求高效、快速、科学地发展高校采购而言,以系统工程的思想来实现现代采购活动是大势所趋。
一、目前高校采购流程管理现状
目前,国内高校普遍使用的高校固定资产管理系统如教育部的北化软件、济南国子数码科技有限公司的高等学校固定资产管理系统、成都市金财科技发展有限责任公司的高校实验室及固定资产管理系统经过多年地发展已逐步走向成熟。市场上的合同管理系统功能也比较齐全,已经由初期的文档管理发展为数字化合同结构模式。它可以根据合同的几大构成元素,实行元素化管理,形成规范的数据结构,从而方便用户进行数据统计、比较和查询分析。技术架构也由单机模式逐步向局域网环境下的客户端/服务器结构过渡。项目管理系统是市场上发展最成熟的一款软件。项目管理信息系统(PMIS)最早出现在上世纪80年代,发展至今已经成为新经济管理方式。但PMIS是针对各类企业各种项目开发的综合性管理软件,我们所讨论的高校采购部门的项目是专指高校科研项目及实验室建设项目。
从现阶段而言,国内的高校采购流程信息化管理发展尚未健全,主要存在以下几点障碍:(1)流程管理规范化尚未健全。推进信息化建设重要的一点是观念的转变、利益的调整。只有采购中各项工作过程都走向规范化了,才有可能实现真正的信息化。(2)工作手段、信息利用处于初级阶段。高校采购由早期的手工操作、帐薄式采购活动进而到单体计算机控制,至发展到内部局域网的形成,其结果仅仅是使手工帐变为电脑帐,工作手段的落后是信息化程度不高的体现。实质上,在采购流程中,更重要的一点是如何运用相关数据,使得相关资料数据能在最短的时间内反映出来,使后期的采购管理有一个更明确和合理的方向。(3)部门间缺乏协作导致重复劳动。由于在采购的各流程中,管理系统的协作不够,极其容易出现重复性的劳动。例如同一条信息会一次又一次地被输入不同的系统(同一设备在购买时输入合同系统和报帐时输入固定资产系统),同一份表格会被一次又一次地填写、流转(设备的财务发票和财务的应付帐记录)。而当业务活动和资料数据在不同部门之间交换时,前后不一、错误以及误解就会时常出现,从而导致许多不必要的工作。(4)缺乏高效率的管理系统。由于现在管理系统之间无法进行一个系统的传递,高校内如设备管理部分和财务管理部门之间、设备管理部门内部设备采购、实验管理等经常出现难以良好衔接的问题。(5)现有的管理系统不能体现效率。对于高校采购流程来说,如购买一个仪器设备的最终管理系统是固定资产系统,由于固定资产系统通常只记录固定资产入库的时间、数量等,而上述那些低效率的表现可能