文档介绍：行政文员职位职务说明一、岗位职责:上班十分钟内分类整理报纸,发现少报、缺报及时致电报社或与发行员联系及时处理,特殊情况请与行政前台钟梓涵联系。正确使用办公设施,学****简单维修或设备使用常识,出现特殊问题及时向行政部或相关公司或供应商咨询。负责考勤的监督与管理。及时准确提交每月考勤报表,正确注明离入职时间、职位变动,准确统计员工假期,分清假期类别,特殊情况向总经办报备,每月在指定时间将考勤卡直接交行政秘书主任,并提交网上考勤表。及时更新并正确使用、填写并提交-各种工作表格:离职交接表和网上行政办公系统里的各种表格(入职申请表、转正申请、职务调整申请、员工调职表、工作传签单、申购单、物品更换申请、成立撤销部门管理、社保暂住证等),并及时处理好各种人事变动、通讯录等事宜。做好各类维修(家私、日常物件维修:如照明、门窗、洗手间等)的申报,每天以网上申报形式上报并做好验收,在验收表上签字后以MSN形式告知行政部,人员分工,钟梓涵负责:办公设备(打印机、复印机、传真机等)的报修;钟志强负责:部门日常其他报修工作(空调、照明、室内装饰、户外灯箱等);各部门电话故障的排除及维护。分行的水牌更换。分行的饮用水更换。分行的水松板布置。分行的钥匙箱管理。分行的电脑维修及管理。分行的电话管理。二、合同管理:1、负责部门各种业务合同的领用和登记。从公司领出的合同必须做好登记,每份领出的业务合同须由分行营业经理签字确认和经手人签收。同时领出合同不得超出5份/人并做到每天核销一次。行政秘书有义务督促业务员将已用完的各类合同及时收回,并做好登记,如有遗失合同,必须第一时间上报总经办备案,由遗失人自费在《珠海特区报》上登报声明作废,秘书必须将刊登的作废声明(整页)保留备案作为月底核销合同的凭证。遗失合同及资料收据、(除看楼纸、委托书、独家/求租委托书外)按￥500元/份的罚款,由遗失人自行负担上缴公司并签署相关声明文件,并且公司将追究相关人员的责任。看楼纸、委托书、独家委托书也必须妥善保管,如有遗失由各区域自行处理。2、秘书每个月底必须将作废合同(必须三联一起收回)和经分行(部门)营业经理审核后的作废合同清单一并交予行政秘书主任核销(同一单合同作废达3份者(含第3份),即从第3份开始计算,所属分行经理和业务员各捐款30元/份,以此类推。发现当天分行秘书直接报区域总监执行,第二天交至秘书处,此捐款作为区域基金,逾期未处理,第三天区域总监按上述规定捐款40元/份,并连同业务员和经理的捐款一起缴纳作为区域基金)。上交作废合同至总经办为:房地产买卖合约、房产租赁合约、临时租赁合约、求购(租)委托书(商业部用)、资料收据;其他合同均由区域自行处理。(附作废合同清单表格)三、每日记事1、考勤:每日上午12点前上报前天下班及当天上班考勤至相关行政秘书主任,录入每日考勤登记表。(附每日考勤登记表表格)2、业绩:每日早上9:30分前报昨天实际发生的业绩及单数给相关的区域指定秘书,录入每日业绩明细表(附每日业绩明细表)。3、票据:每日要核对票据,下班前或离开分行开会活动时,要与经理交接票据及合同。4、业绩:每日第一时间更新龙虎榜,如达到降职标准及时填写职务调整申请(附龙虎榜表格说明)5、收付款:当日收到一笔款项及时存入指定账户,收付款及时做账。如在非银行营业时间收取现金,要及时做好现金交接,填写现金交接表(附现金交接表格)6、相关报备:a、每月15日提交分行快炮奖人员名单给指定区域秘书b、每月16日报上半个月业绩c、每月1日核对上个月总业绩d、每周一、三、五上交资料包e、每周二、五上交分行龙虎榜f、每周四开据员工收入证明g、每周五下午提交读报考核表h、月底最后一天9:30分之前报本月经理、业务违规情况i、每月1号上交结算清单到财务部,同时录入系统。J、每月1号提交单数统计表给指定各区域秘书、住宅部业绩表(自己留着)。k、每月1号报销分行所产生的费用。备用金500元。l、每月月底及时提交分行须转正以及职务调整、晋升及变动人员申请。m、每月指定时间审核网上业绩统计表7、相关申请:a、双数月月底25号至31号进入网上申购合同及文具b、每月5-10日17:00前网上行政办公申请社保,并让分行经理及时审核,如有离职的当天在网上写申请停保。c、每月1号、15号申请业务员名片,每次1盒,一月2盒。d、每月10-12号可由行政秘书致电行政部相关人员查询员工当月工资扣款明细(不可由员工自行致电)。e、每月28号至每月5号前系统申请报销工服。四、考勤注意事项:1、管理层审批流程2、考勤规定a、三级市场营业部门行政文员:行政文员上下班时间为周一至周六上午:上班时间为8:50,下班时间为17:50。中午午休一小时12:00—13:00,周六上下班时间为8:50—12:30。非上班时间需加班的,必须提前报备