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案例15 校庆邀请函 ——邮件合并与录制宏
办公软件实训教程
Word 2003
制作:李明锐于海鑫高鹏
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案例15 校庆邀请函——邮件合并与录制宏
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任务
掌握在WORD 2003中邮件合并、录制宏的方法,达到可以熟练使用WORD高级功能的要求。
制作如下图所示的校庆邀请函。
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效果文件
原文件1
原文件2
知识点
一、邮件合并
邮件合并是WORD 2003的高级功能之一,所谓“邮件合并”就是在邮件文档的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料,使打印输出可批量处理。
1、邮件合并的方法:
打开主文档,点击菜单栏的工具->信函与邮件->邮件合并,在Word工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。它将引导我们一步一步、轻松地完成邮件合并。在同一个菜单,我们还可以选择显示邮件合并工具栏,方便操作。
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知识点
一、邮件合并
2、邮件合并的步骤
1)首先在图1中选择文档的类型,使用默认的“信函”即可,之后在任务窗格的下方点击“下一步:正在启动文档”;
2)由于主文档已经打开,在图2中选择“使用当前文档”作为开始文档即可,进入下一步;
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图 1 选择文档类型
图 2 使用当前文档
知识点
一、邮件合并
2、邮件合并的步骤
3)选择收件人,即找到数据源。我们使用的是现成的数据表,选择“使用现有列表”,并点击下方的“浏览”,选择数据表所在位置并将其打开(如果工作簿中有多个工作表,选择数据所在的工作表并将其打开)。在随后弹出的如图3“邮件合并收件人”对话框中,我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序,完成之后进入下一步;
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图 3 邮件合并收件人对话框
知识点
一、邮件合并
2、邮件合并的步骤
4)撰写信函,这是最关键的一步。这时任务窗格上显示了“地址块”、“问候语”、“电子邮政”和“其他项目”四个选项。前三个的用途就如他们的名字一样显而易见,是我们常用到的一些文档规范,我们可以将我们自己的数据源中的某个字段映射到标准库中的某个字段,从而实现自动按规范进行设置。不过,更灵活的做法是当然是自己进行编排。在这个例子中,我们选择的就是如图4所示的“其他项目”。
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图 4 其他项目
知识点
一、邮件合并
2、邮件合并的步骤
5)预览信函,可以看到一封一封已经填写完整的信函。如果在预览过程中发现了什么问题,还可以进行更改,如对收件人列表进行编辑以重新定义收件人范围,或者排除已经合并完成的信函中的若干信函。完成之后进入最后一步。
6)完成合并,在本步骤中单击“打印”项,可以将合并的结果合并到打印机输出,单击“编辑个人信函”可以将合并项生成新的文档。
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知识点
二、录制宏
有时我们需要重复地执行一系列复杂的WORD命令,如设置字体的颜色、字号,段间距等,这时我们可以将这一系列命令录制成宏,以后要执行这些命令时,只要执行这个录制好的宏就可以完成所有的操作,可见宏是将一系列WORD命令组合成为一个单独执行的命令。
录制宏是将一系列WORD操作录制下来。
(1)录制宏的方法:
菜单方法——【工具】|【宏】|【录制新宏】
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