文档介绍：采购培训
基础数据
供应商档案
采购员设置
审批层次
单据控制
危险类代码
检验代码
自动来源
供应商项目
目录册
业务流程
请购单
询价单
报价单
采购定单
接收
检验
入库
退货
采购模块培训内容
可以建立供应商档案,维护供应商必要的数据。包括
名称、编号和地址。
供应商管理
1
可以在线的查询供应商信息。
可以建立随机的供应商质量、成本、服务、差异报告。
可以合并供应商。
可以建立供应商列表。
采购员设置
2
采购员只能建立自己的采购订单。
在系统中,若你是采购员,则你所建立的任何单据,只能是由你负
责。
在系统中,可以设置采购员采购件的分类。
例如:采购员A负责采购五金类;
采购员B负责采购机电类;
思考:采购员是否需要负责采购不同的物料分类。
审批层次
3
审批层次确定了企业的采购业务中,由谁来审批;并且
若某人无权审批时,又由谁来审批。
审批层次由以下要素组成:
雇员:在采购中即是参与采购业务的人员。
工作(job):在采购业务中指采购、审批、计划。
职位(position):指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。
审批层次结构
审批层次结构将雇员、工作、职位结合成树状结构。
例如:若工作包括采购、审批;
职位包括采购员、供应课课长、物流总监、财务总监、总经理;
雇员包括A、B、C、D、E、F六人分别担任不同职务。
则审批层次可为:
采购
审批
采购员
财务总监
总经理
物流总监
供应科科长
采购员
采购
审批
审批
审批
A
B
C
D
E
F
思考:若要建立采购审批层次,需要哪些数据。
单据控制
4
单据指的是采购业务中出现的文本。如请购单、采购订
单等等。
单据控制包含三类:
单据的安全级别
单据的访问级别
单据批准的规则
单据控制通过严格的文本审批和安全控制保证只有被授权的人才能
操作单据,影响采购业务。
单据的安全级别
单据的安全级别用来表明谁能存取单据。
安全级别有4种:
公共的:系统中所有用户都可存取该单据。
私有的:单据创建者和审批者可存取该单据。
采购的:单据创建者、审批者和所有的采购员可存取该单据。
层次的:单据创建者、审批者和所有审批层次上高于单据创建者
的用户。
例如:设置计划采购订单为私有的,则只有输入计划采购订单和审
批该订单的人可以存取。
设置采购请购单为采购的,则所有的采购员、审批该单据人和
提出请购者能存取该单据。
单据的访问级别
单据的访问级别用来确定能存取单据的用户能对单据做
怎样的操作。
访问级别有3种:
仅查看:只允许查看单据。
可修改:可查看、修改、冻结、关闭单据。
完全的:可查看、修改、冻结、关闭、取消、最终关闭单据。
注意:中有两个访问选项级别高于以上访问级别,
自己可审批:若该选项为Yes,则建立单据的用户可自己审批;
审批者可修改:审批单据的用户可修改该单据。
注意:建立单据者对自己的单据可作除审批以外的操作。
系统的访问控制对已存在的单据作用;用户若能进入建立单据
的窗口,就能建立单据。
单据的审批规则
审批规则通过职位、审批权限、单据类型构成。
职位(position):指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。
单据类型:采购业务中出现的文本类型。如标准请购单、内部请购
单、一揽子协议、计划采购订单、标准采购订单。
审批权限:可以控制以下几方面的权限。
科目、分类、金额、位置。
例如:某人只能审批10000元五金类采购订单,则设置
为采购订单,10000元,五金类。