文档介绍：第三章工作分析 与工作设计
今天,许多组织正朝着减少工作种类的方向发展。
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秘书行业的衰退和行政助理行业的发展
今天,许多机构和行业的工作性质已经发生了明显的变化,突出表现在一些高风险行业中,如金融服务业、通信业。但是即使在许多较低风险的行业里,最传统的工作也正在发生变化,如秘书或行政助理等职务。
传统的秘书工作已发生了明显的变化。如:
打印信件许多管理者自己通过电子邮件的形式发送信函、报告,取代了以往将手写信函交给秘书打印的做法。
工作行程安排随着计算机工作行程安排系统的诞生,越来越多的机构将所有的个人工作安排时间表放在网络系统上,会议时间可以通过电子化手段安排。
语音邮件的使用语音邮件爆发性的增长意味着秘书收集信息的职能下降了。对于经常离开办公室的员工来说,当他们旅行或者是正在返回办公室的路上时信息不会丢失。
复印和整理文档企业创建了专门的办公服务中心以取代秘书。中心里有专门用来进行大规模复印的高速复印设备,由专业的技术人员完成复印和其他高效的工作。
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现在,许多大公司已经消减了大部分的秘书工作。有一个典型的例子:一家拥有600名员工的投资公司消减了85个文秘职位。所以管理人员包括主管现在都自己用电子邮件和其他软件处理信函,自己打电话回电话、安排工作日程。对于那些缺乏必要技术的人员,公司会提供培训。一些主管需要学****打字,还有一些学****如何收发电子邮件和传真,学****使用软件、使用公司的语音邮件系统。
有意思的是,这家公司的工作效率起初下降了一些,然后又回到了原来的水平。管理人员开始能更好的安排他们的工作,因为那些“为工作服务”的事项不能再委托给秘书做了。以前的秘书有的失业了,有的被安排在公司的其他能发挥他们能力的岗位上去了。
虽然大多数公司没有采取这种极端的做法,但许多公司对秘书工作程序和任务进行了考核,减少了部分人员。办公室必须履行的职能由以往的文秘工作转变为行政协调者和执行助理的工作,这在工作的责任和权利方面有所不同。
当然,在许多企业里仍然存在相当多的文书和行政工作,秘书人员占整个办公室人员的17%左右。但即使对于这些文秘工作,企业也要对其进行职务分析,追踪其性质的变化。
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第一节工作分析概述
第二节工作分析步骤
第三节工作分析的方法与技术
第四节工作说明书的编写
第五节工作设计
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第一节工作分析概述
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一、工作分析的范畴界定
工作分析job design:又称职位分析,是指获取并分析企业中某个特定工作职务的相关信息,以便对该职务的工作内容和任职资格等做出明确规定的过程。
A systematic way to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed.
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(1)工作要素job elements:
(2)任务task:
(3)责任duty:
(4)职责responsibility:
(5)权限authority:
(6)职位position:
(7)职务job:
(8)职级class:
(9)职位族job family:
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接听电话
回答客户的电话咨询
处理客户的电话咨询与投诉
维护客户关系,以保持和提升公司在客户中的形象。
Job elements
task
duty
responsibility
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职责
responsibility
权限
authority
任职资格
qualification
业绩标准
Performance standard
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