文档介绍：中国整形美容协会2016年行业年会暨颁奖典礼晚会会务执行方案一、接待时间1月9日-1月10日其中:1月9日:嘉宾全天报到,接机、接站;晚上年会暨颁奖晚会;1月10日上午部分领导嘉宾参观阳光整形美容医院,部分嘉宾返程送机、送站,下午基本返程送机、送站完毕。具体行程安排请参见附件1。二、接待对象本次会务接待工作对嘉宾进行细分,采取重要贵宾、一般嘉宾分级接待的方式,并按照以下分类进行接待:(一)一级接待:(套房/豪华房)1、中整协/国家卫计委/各省整协领导约人;2、重要专家学者约人。(二)二级接待:(标准间)1、地方市级整协有关领导等,约人;2、广东省/深圳市等相关政府部门领导。(三)普通接待:1、业务单位参会嘉宾;2、其他嘉宾等;3、演职人员/会务人员/安保等工作人员(名)。三、接待地点根据今年大会的接待规模、接待的级别,选择华侨城洲际酒店为会议/接待地点;在南山区域择方便出行的1-2家酒店为应急接待酒店。(海景、威尼斯、威斯町)四、人员配置深圳整形美容医院统筹负责本次年会承办及接待任务。2015年行业年会暨颁奖典礼晚会筹备委员会主任:副主任:具体人员及分工另文。五、接待流程(一)接待准备1、专人统计大会登记的参会嘉宾信息;2、每日及时与组委会相关负责人沟通嘉宾接待的相关事项和信息,及时更改变动信息;3、前期电话跟踪所有来深参会的领导、嘉宾、代表团、媒体,确认其来深要求细节,报组委会主任并执行主任处以便安排布署;4、确定代表来深具体时间、人数、性别、联系方式、出发地点及航班号、车次、住房要求、客人的餐饮****惯等详细情况。5、提前领取、分好房卡、餐券、会务资料等,根据大会要求做好接待准备工作。(二)接机接站1、1月9日7:30至18:00在深圳机场/深圳北站安排专人接机,配备欢迎标识;2、调度接待车辆运送参会代表前往下榻酒店;每趟航班到达等候时间不超过30分钟;每车配备服务人员1名。3、根据参会嘉宾航班情况制作《接机(站)时间表》、《送机(站时间表》;制作双面的接机(站)牌;(三)酒店安排1、酒店专项接待安排:在指定下榻的酒店门口悬挂或显示欢迎标识,酒店大堂、电梯等处设欢迎牌、导引指示牌,大堂、楼层电子信息屏滚动播放本次活动信息;设置与会议相关的信息公示版(牌);2、酒店设“会务组联络处”。安排名工作人员,负责参会代表报到、入住手续办理及发放证件和活动资料、参会代表房间发放个性化温馨提示;会议期间负责指引、组织参会代表乘车、用餐等各项后勤保障工作。3、每间嘉宾住房内放置会务接待手册、重要信息温馨提示、地图,赠送当天《深圳特区报》,王晓泸董事长亲笔签名欢迎卡1张,入住当天备水果1份;贵宾客房提供定制性菜单服务,贵宾和女士接待,预留非吸烟楼层客房;入住当天备鲜花水果各1份;4、提供会务车辆,根据要求编制运行时间表并分发至嘉宾房间;5、预留会务人员、医疗人员的工作用房,并安排工作用餐;6、提供叫早、叫醒服务;及时收集整理来宾入住建议和需求,不断改进服务;(四)交通保障1、接机车辆安排,根据接机客人的数量不同,安排不同车辆接待。因涉及接机(站),嘉宾联系、报到、临时调配等,拟由组委会委托租车公司租借小型轿车辆;7座商务车辆,考斯特部,中巴辆,用于1月9日接机/接站;2、引导贵宾上指定专车,随车配备服务人员一人,沿途随车服务人员做深圳景观与大会相关内容介绍;3、每20