文档介绍：会展策划设计流程
会展策划设计流程
一:对企业进行有针对性的市场调研
收集有关本项目的各种资料,包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资
料要分类编排,结集归档。
二:制定详细完整的会展策划方案。
确定会展的目标市场,会展的规模,展品的选择,评估观众数量的多少和展览
面积的大小以及参展的费用预算。
三:实施前的培训。
让全体的实施工作人员理解策划方案精神,熟悉策划方案要求,掌握实施方案的
工作、方法、步骤和技巧。
四:印刷材料的设计制作。
利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传,扩大企业的影响
力,吸引更多的目标客户。
五:展台的布置及展示。
设备的调试安装,展台的人员配备。
六:相关的会展服务。
根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜
好,预定各种形式的餐会,推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好,为您设
计不同的休闲方式,设计专门的旅游线路,介绍下榻酒店附近的娱乐设施。
七:做好对活动的评估。
开好总结会,做好善后公关工作。
会展服务项目:
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视听设备租赁展示道具制作展厅专卖装潢舞台设计灯光表演花草租赁写
真、泡沫字、雪弗板字等美工制作拆装运输大型仓储大型活动安排提供礼仪,
司仪各地巡演 T 台制作、租赁。
会展筹划细节
邀请
不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办
者,邀请的方式非常重要。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通
知等 3 个程序。
信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子
邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、
地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)
企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。
回执——对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回
执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应
当是合理且圆满的,应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、
预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳
为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排,回
执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。
签到与入住安排
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如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者
展览,那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下,会议的签到与住宿安排连在
一起。
大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统
计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分
配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提
供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考
察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通
使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签到。一般情况下,签
到服务人员应该不少于 6 人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理
分配。如果事先将回执的项目设计得很周全,对于签到及入住安排有很大帮助。
餐饮安排
一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安
排餐饮。
秘书服务
所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导
等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的,在预算时通常按类别笼统计算,
不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。
车辆调度
重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议,参与者通常人
数较多,身份较高,如果在主办者所在地,车辆调度可能不成问题,如果在异地
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举办,那么车辆调度就值得好好研究。通常,异地举办会议基本上委托当地专业
机构代理,车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通,还涉及到会议举办地的车源
问题。对于主办方,通常只提出用车要求及安排要求,而代理公司则要考虑时间
安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此,主办方应该提前告诉
代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使
用标准,并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为
此承担的代价。
礼仪与迎送
对于会议而言,必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、
简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基
本技能考察,而