文档介绍：加强科技档案的开放性管理
张伟
科技档案是一个单位一个行业技术发展和科研成果的珍贵信息资源,反映了一个单位或行业整体科技水平动态发展的档案凭证。但由于认识上的差距,当前许多单位对科技档案的管理和使用缺少科学、规范、开放的管理模式,停滞在传统封闭性的管理模式。随着档案学的发展、现代数字科技的应用以及现代社会对信息资源挖掘和利用的认识不断提高,对科技档案的管理和使用提出了以服务性为目标的开放性要求。本文根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》的基本思想,就科技档案的管理提出浅见。
一、科技档案的职能定位要开放
科技档案是科技发展历史的真实记录,一个单位的技术水平、学科发展状况、科研实力、学术水平在国际国内处于什么地位等建设和发展的重大事项决策都离不开科技档案。加强科技档案的管理是科学化管理的标志之一,因此增强科技档案管理意识,定位科技档案的职能作用,是做好科技档案管理的关键。
过去科技档案仅仅作为科技人员科技成果的资料凭证而建立和保管,把科技档案仅仅理解为仓储式的资料保管,为保存而保存,或者为应付上级行政部门各类检查而保存,其它时间就睡在档案柜里。这种意识和方式越来越不符合信息资源共享和开放应用的要求。在信息时代,拓展科技档案的单位内部交流和社会公共服务的开放职能,充分发挥科技信息资源的作用,最大限度地满足利用者的科技信息需求,成为对科技档案的基本要求。在最近结束的全国档案局长馆长会议上,再次明确和强调了科学整合档案信息资源,创新档案服务机制,围绕服务主题,努力拓展档案服务功能,探索新的档案服务方式。这是国家对档案职能的基本要求,更是实现科技信息资源共享,发挥科技情报作用的必然要求。
从实际工作看,科技档案的职能定位至少应涵盖以下几方面:一是在单位内部或一定社会范围内。以简报或其它方式定期公布近期科技成果,加强内部科室和专业之间的科技情报信息交流和共享,扩大单位科技成果宣传与推广,提高科技成果的知名度和价值;二是加强对科技信息的分类指导,为把科技成果转化为生产力提供信息支持平台,为成果的推广搭桥铺路,为科技再生产、再创新提供重要的信息资源;三是为领导及时提供科技信息成就,为领导对学科和专业的设置和发展决策提供依据;四是实现数字化科技档案管理,与图书、情报等信息资源进行整合。为单位和社会提供及时便捷的信息查询;五是积极引进单位内外、国内外的科技情报资源,为促进本单位本行业内部技术发展服务。
二、科技档案信息的采集要开放
采集工作是档案工作的起点和基础,采集工作的完整、准确、及时是保证科技档案有效价值的根本保证。其开放性要求在于扩大科技档案的采集视野。要以档案室为中心主动“辐射性”地而不是被动“集中式”地采集资源,把应该属于科技档案范畴的信息全部采集到,不能局限于被动报送的封闭材料的范围内。
传统上信息采集封闭,一方面档案工作人员不主动汲取科技信息资源,认为科技档案关系科室和个人的自身利益和荣誉,不需要主动采集,因此坐等科技档案送上门,这种方式导致了大量科技信息的流失,因为实际工作中,存在很多机会主义的现象:科技人员为个人使用方便而把档案材料占为己有;或者对档案管理部门工作不放心,怕材料丢失或者泄密而自我保管;或者因为日常工作的忙碌而忘记或者无暇报送;还有因为对档案内容认识上的不同,把本来属于宝贵档案资源的材料当成一般资料而不