文档介绍：企业档案工作规范
(征求意见稿)
1范围
本标准规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求,提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配置等方面的规范。
本标准适用于企业和企业化管理的事业单位。
2 引用标准
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
ISO 15489 《信息与文献、文件管理》
GB/T —1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》
GB/T 11822—2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》
GB/T 11821—2002 《照片档案管理规范》
GB/T 18894—2002 《电子文件归档与管理规范》
DA/T 12—94 《全宗卷规范》
DA/T 13—94 《档号编制规则》
DA/T 15—95 《磁性载体档案管理与保护规范》
DA/T 18—1999 《档案著录规则》
DA/T 1 —2000 《档案工作基本术语》
DA/T 22—2000 《归档文件整理规则》
DA/T 28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
DA/T 31—2005 《纸质档案数字化技术规范》
DA/T 32—2005 《公务电子邮件归档与管理规则》
JGJ 25—2000 《档案馆建筑设计规范》
3 术语与定义
下列术语和定义适用于本标准。
企业档案 business archives
企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。
企业档案工作 business archives work
企业在履行档案管理职责过程中的活动。
三纳入 three incorporation
将档案工作纳入企业领导工作议事日程;纳入企业规章制度及工作流程;纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。
四参加 four participations
企业档案部门或档案人员参加产品鉴定;科研课题审定;基建项目验收;设备开箱验收或引进项目接收,负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。
四同步 four synchronizations
企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步;检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步;验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步;项目总结与项目文件材料完成归档同步。
档案信息化 archival informationisation
运用现代信息技术为主对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。
4 档案工作原则
企业档案是企业资产的重要组成部分,企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。企业档案工作应以统一管理为原则,坚持资源整合和资源开发。
企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作,为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务,满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。
企业档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要,并以档案管理信息化为发展方向。
5 档案工作体制
组织系统
企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。
档案工作领导
确定分管档案工作的企业领导;确定各部门、各项目主管档案工作的负责人;确定档案部门的负责人。
档案部门
根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案,行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。
大型企业应设立具有独立职能的档案机构。
档案人员
根据工作需要在档案部门配备专职档案人员,在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。
工作职责
企业应对档案工作职责进行划分,明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。
企业职责
,将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。
将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。
、安全,预防突发事变及灾害的发生,并随技术进步为档案工作持续发展提供技术