文档介绍：招标管理作业指引
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指引概况
目的
为了规范招标活动,保证招标的公平、公正,维护集团的合法权益,特制定本作业指引。
适用范围
招标项目的开标、评标、谈判、推荐中标单位等评标活动。
定义
招标委员会:与项目开发同步存在的设计、施工监理、材料设备、营销等采购决策委员会。
招标责任部门:工程类(施工、监理)、材料设备类责任部门为招标采购部,规划设计类(概念、方案、扩初、施工图设计)责任部门为设计部门(见适应性说明,下同),营销策划、推广类、销售代理类(若有)责任部门为项目公司营销部(统一采购为集团营销策划部),综合服务类的责任部门为相应的合同执行部门。
主导及参与部门
招标采购部、设计部门、营销策划部、项目公司营销部、成本部、其它各管理部门
部门
流程中承担职责
招标委员会/中心分管副总裁(针对综合服务类招标)
招标决策者,对采购方式、招标过程决策点等进行审批(按相应流程执行);
对招标过程进行监督。
项目公司高层
按权责表审核、审批合同的签订。
招标责任部门
负责组织相应招标过程,并负责专业招标委员会日常工作联络;
负责未中标单位投标保证金的退还申请。
成本部
负责施工监理单位、材料设备采购拦标价的制定、核算和保管。
工作流程
招标的基本原则
整体招标原则
禁止将应整体招标的项目化整为零或以其他方式规避招标。
维护信誉原则:选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正,树立并维护集团良好的招标信誉和形象。
公平公正原则
整个招标过程务必有充分的透明度,杜绝暗箱操作;严格按批准的招标方案进行招投标工作;
对各参与投标的单位均一视同仁,不刁难投标者;
认真听取参加标书评审的各方人员的意见,根据综合评标结果慎重选择中标者;
合理编制招投标评标办法,并严格按被批准的评标办法进行评定,择优选择中标单位;
在同等条件下优先选择集团的长期合作或其下属投标单位。
保密原则:所有参与招标的人员在招标过程中必须保持廉洁自律的作风,维护国家和集团的利益,并要求每个招投标工作人员做到:
不对投标人透露任何有关招标工作的消息,包括各投标单位的投标价格、评审小组的标书评审意见等;
不在办公场所以外的地点私自与投标者进行接触;
不接受投标人以任何方式进行的馈赠和宴请;
不私自参加投标人组织的活动;
如非经得招标委员会/专业中心分管副总裁的同意,参与招标的成员在招标过程中不得私下向投标单位作任何解释。若发现有违反规定行为,可向集团予以反映,一经核实,集团将立即给予严厉的处罚。
回避与监督原则
与投标人有利害关系的人不得参与相关项目的招标。
招投标活动及其当事人应当接受招标委员会及相关部门实施的监督。
归档原则
招标意见收集、会议纪要、会议决议、领导审批等资料由招标责任部门负责整理归档。
所有评、定标过程资料(包括非公开招标项目的专题呈文、投标单位基本资料、业绩考察安排及评分资料、预备会汇报资料及决议、投标单位书面弃标函(若有)、开标记录、技术标评分资料、商务标分析资料、评标报告以及其他相关资料)以及合同审批单等内部流转文件,务必连同合同一并归档。
所有招投标来往文件在合同未签署前由各责任部门妥善保管,待合同签署结束后交集团行政管理部统一归档。
成立招标委员会
各专业(设计、施工监理、材料设备、营销)招标委员会为集团非常设机构,具体参见各相关选择管理流程。
招标委员会由招标责任部门负责日常工作的联络。
招标委员会成员因故不能参加开标、谈判、评标工作,应指派相关人员代表参加,招标责任部门主管领导和招标责任部门负责人必须至少有一人参加且不能同时请假缺席。指定代表享有指派人的全部权利,指派人应充分尊重其指派代表的意见。
招标委员会成员有同等表决权,但应尽量考虑招标责任部门主管领导的意见,表决结果以少数服从多数的方式决定。
以方案评审结果确定中标方的招标业务,由招标责任部门组织评标小组进行方案评标,根据方案评标结果组织商务谈判确定合同价款。
评标小组由集团的代表和有关技术、经济等方面的专业人员组成,成员人数为五人以上单数,其中技术、经济等方面的专业人员不得少于成员总数的三分之二,评标人员名单在中标结果确定前应当保密。有下列情形之一的,不得参与评标工作,应当主动提出回避:
投标人或者投标人主要负责人的近亲属;
与投标人有经济利益关系,可能影响投标公正评审的。
评标准备
如果需要编制标底,开标前2日内,成本部(施工监理单位、材料设备)、招标责任部门(其他招标)将评审后的标底进行密封,招标责任部门组织相关部门确定开标时间及参与评标人员名单。
标书递交