文档介绍：高职院校办公室秘书工作刍议
(作者:___________单位: ___________邮编: ___________)
[摘要]办公室秘书经常面对繁杂代写论文的事务,大事、小事、杂事缠身,如何处理好办公室具体事务,为高职院校领导正确决策提供参谋助手作用,是办公室秘书工作的主要职责之一。办公室秘书首先应具备自我培养、运用信息、勇于创新、敢于竞争、承担责任等五种能力,这样才能灵活运用各种方式积极做好办公室的日常工作。
[关键词]高职院校秘书工作办公室

单位不管大小,组织不分内外,所有办公室的工作可以说是事无巨细,特别是像我们这样的高职院校更是如此。办公室秘书经常面对繁杂的事务,大事、小事、杂事缠身,如何处理好办公室具体事务,为高职院校领导正确决策提供参谋助手作用,是办公室秘书工作的主要职责之一。因此,应具备什么样的素质、如何来做好办公室的日常工作成为我们这些秘书们经常研究的话题。

一、办公室秘书应具备五种能力

。秘书的自我培养是指秘书人员对自身和所处环境关系认识和感受的培养,它是秘书人员现代素质的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。
。当今时代是一个信息时代,增强运用信息的能力是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。
。过去对秘书人员的创新能力明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到
“参与政务”作用,影响了工作的积极性。另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。
。目前,秘书人员的文化层次呈上升趋势,高学历者越来越多,这固然是一个优势,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富,但知识老化,必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要。所以,秘书人员无论文化层次高低、经验丰富